Protection des renseignements personnels

Politique sur la protection des renseignements personnels de la Banque du Canada

Contexte de la Politique

Description du contexte

Dans le cadre de ses activités courantes, la Banque peut recueillir des renseignements personnels de certaines personnes pour fournir des services, prendre des décisions et prendre en charge ses activités et programmes opérationnels.

La Politique a été élaborée conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada.

Principes

La Banque du Canada reconnaît et accepte depuis longtemps sa responsabilité de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec elle par voie électronique ou autre, ainsi que les renseignements personnels les concernant.

Énoncé de politique

La Politique vise à définir l’engagement qu’a pris la Banque de protéger les renseignements personnels et de gérer ceux-ci de façon responsable en faisant preuve d’une grande vigilance.

Elle régit la collecte, l’utilisation et la communication de tous les renseignements personnels des personnes qui interagissent avec la Banque, que ces renseignements soient détenus sur support papier ou électronique.

Champ d’application

La Politique s’applique aux renseignements recueillis par la Banque ou au nom de celle-ci par des fournisseurs de services en exécution d’un contrat.

La Banque établit les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont colligés au moment où ils le sont ou avant de l’être. Elle s’en sert notamment pour gérer :

  • les demandes d’emploi qui lui sont adressées;
  • les demandes de renseignements émanant du grand public, y compris les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • l’inscription à des colloques qu’elle organise;
  • les demandes de remboursement de soldes non réclamés et de billets de banque mutilés;
  • le programme des Obligations d’épargne du Canada;
  • son site Web et les visites qu’il reçoit;
  • les visites de ses locaux;
  • les visites du Musée de la Banque du Canada;
  • les enquêtes auxquelles participe le grand public;
  • la sécurité de ses locaux et les renseignements qu’elle obtient de diverses façons, y compris les systèmes de surveillance par télévision en circuit fermé;
  • toute autre activité nécessaire à l’exécution de ses fonctions.

L’ensemble des renseignements personnels colligés par la Banque figurent dans ses fichiers de renseignements personnels, publiés dans Info Source, une publication annuelle du Conseil du Trésor qui décrit le but de la collecte des données, note les usages qui peuvent être faits des renseignements et précise les normes de conservation et de destruction qui s’appliquent à ces derniers.

Dans les cas qui le justifient, la Banque se réserve le droit de recueillir et de détenir des renseignements à l’extérieur du Canada.

Obligations au titre de la Politique

Restriction de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels

  • La Banque ne recueille que les renseignements personnels qui sont liés directement aux programmes ou activités autorisés.
  • Dans la mesure du possible, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, et celle-ci est informée du but de la collecte au moment où elle est effectuée.
  • La Banque utilise les renseignements personnels ou les communique à des tiers uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été réunis ou compilés initialement, pour un usage qui est compatible avec ces fins, ou à des fins permises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Pour tout autre motif, le consentement de la personne visée doit être obtenu avant que ses renseignements personnels ne soient utilisés ou communiqués.
  • Toute communication de renseignements personnels à des tiers se fera dans le respect d’accords dans lesquels sont énoncées les dispositions relatives à l’utilisation, à la protection, à la conservation et à l’élimination de ces renseignements, ou conformément à la loi.

Protection des renseignements personnels

  • Quelle que soit leur forme, les renseignements personnels sont classés selon leur niveau de confidentialité, et protégés contre l’accès, l’utilisation, la communication, la suppression, la modification et la destruction non autorisés, conformément à la Politique de sécurité de la Banque et à la Norme opérationnelle : sécurité de l’information.
  • La Banque peut faire appel à des fournisseurs ou mandataires externes pour recueillir ou utiliser des renseignements personnels en son nom. Au titre des accords contractuels, ces fournisseurs sont tenus de protéger les renseignements personnels d’une manière qui cadre avec les pratiques et politiques de la Banque en matière de protection des renseignements personnels et selon les prescriptions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Conservation et élimination des renseignements personnels

  • La Banque conserve et élimine les renseignements personnels en conformité avec sa politique de gestion des documents institutionnels, qui respecte les dispositions énoncées dans les lois applicables, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
  • Les calendriers de conservation des renseignements personnels détenus par la Banque figurent dans Info Source.

Accès aux renseignements personnels et exactitude de ceux-ci

  • La Banque doit permettre à toute personne qui en fait la demande d’accéder rapidement aux renseignements personnels la concernant, qui sont contenus dans des dossiers qui relèvent de l’institution. La personne peut également demander de faire corriger les renseignements personnels que détient la Banque à son sujet. La requête peut être présentée par écrit au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), en citant la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Avant de communiquer des renseignements ou de faire des corrections, la Banque demandera assez d’informations pour lui permettre de s’assurer que la personne qui présente la requête est autorisée à le faire.
  • L’accès sera refusé si les dossiers renferment des renseignements faisant l’objet d’une exemption aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme des renseignements personnels concernant d’autres personnes. Si la Banque ne peut accorder l’accès à des renseignements personnels, elle doit en fournir les raisons.

Réponse aux plaintes concernant la protection des renseignements personnels

La Banque s’engage à faire enquête sur toutes les plaintes liées à la protection des renseignements personnels, au respect de la confidentialité ou à ses pratiques de gestion de l’information, et à les régler en toute confidentialité, de la manière la plus prompte et exhaustive possible. Quiconque croit que ses droits en matière de vie privée ou d’accès à l’information ont été violés peut présenter une plainte par écrit au coordonnateur de l’AIPRP à la Banque.

Une personne peut également déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, l’ombudsman du pays chargé d’examiner les plaintes non réglées concernant la protection des renseignements personnels :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville
Tour B, 3e étage
Ottawa ON    K1A 1H3

1 800 282-1376

Atteinte à la vie privée

Une atteinte à la vie privée se caractérise par la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination inappropriées ou non autorisées de renseignements personnels. La Banque prend au sérieux les renseignements ou plaintes reçus relativement à une atteinte à la vie privée. Toute plainte, allégation ou information concernant un cas potentiel d’atteinte à la vie privée est prise en considération et évaluée de manière cohérente, et fait l’objet d’une enquête juste et impartiale menée en fonction de la nature de la plainte.

Autres conseils et lignes directrices

La présente section contient de l’information sur la fréquence des examens et des mises à jour, et indique où on peut trouver réponse aux questions sur des aspects particuliers de la Politique.

Fréquence des examens et des mises à jour

Toute mise à jour ou modification de la présente politique et la date de prise d’effet doivent être déterminées par l’avocat général et secrétaire général, et communiquées dans le site Web de la Banque.

Demandes de renseignements

Voir la section Accès à l’information et protection des renseignements personnels dans le site Web de la Banque.

Annexe

Définitions

Renseignements personnels – S’entend des renseignements concernant un individu identifiable, notamment :

  • les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille;
  • les renseignements relatifs à son dossier médical, à son éducation, à des opérations financières auxquelles il a participé, à ses antécédents professionnels et à son casier judiciaire;
  • son adresse et tout code d’identification qui lui est propre;
  • toute correspondance avec la Banque de nature implicitement ou explicitement privée;
  • les idées ou opinions d’autrui sur lui;
  • son nom lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet.

Fichier de renseignements personnels – Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il s’agit d’un système de gestion de documents de nature délicate à caractère privé renfermant des renseignements personnels qui : 1) ont été, sont ou peuvent être utilisés pour la prise de décisions touchant directement un individu ou 2) peuvent être retrouvés par référence à un identificateur personnel.

Dans Info Source, un fichier de renseignements personnels comprend notamment :

  • une description du type de dossiers, à la rubrique Description;
  • la raison pour laquelle les renseignements ont été recueillis, à la rubrique But;
  • l’utilisation ou la divulgation prévues des renseignements, à la rubrique Utilisations compatibles;
  • la durée de conservation des renseignements, à la rubrique Normes de conservation et de destruction.