Info Source

Dernière mise à jour : octobre 2026

Renseignements généraux

Info Source

Ce document (Info Source) fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l’avant-propos de Info Source et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l’administration pangouvernementale de ces deux lois. Toutefois, pour ce qui est des questions touchant la Banque du Canada, les responsabilités incombant au ministre désigné sont assumées par le gouverneur de la Banque du Canada.

Historique

La Banque du Canada, banque centrale du pays, a été fondée en 1934 sous la forme d’une société privée. En 1938, elle est devenue une société d’État qui appartient au gouvernement fédéral.

La Banque n’est pas un ministère du gouvernement fédéral. Elle mène ses activités avec beaucoup d’indépendance par rapport à la plupart des autres organismes fédéraux. Le Rapport annuel de la Banque est soumis au ministre des Finances pour dépôt au Parlement.

Responsabilités

Le rôle premier de la Banque, tel qu’il est défini dans la Loi sur la Banque du Canada, consiste à « favoriser la prospérité économique et financière du Canada ». Les principales responsabilités dont la Banque du Canada est investie peuvent être regroupées en cinq grandes fonctions :

Ces fonctions sont appuyées par l’administration générale, qui offre un éventail de services internes spécialisés dans des domaines aussi différents que les ressources humaines, les technologies de l’information, les finances, le droit, les communications, la gestion du savoir et de l’information, les installations et la sécurité.

Fonctions, programmes et activités de l’institution

Grandes fonctions

Politique monétaire

L’objectif de la politique monétaire est de maintenir la valeur de la monnaie à un niveau bas, stable et prévisible.

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques et les exposés sur les enjeux économiques mondiaux et nationaux, l’évolution macroéconomique et le cadre de politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir de notes d’information et de documents portant sur l’élaboration du Rapport sur la politique monétaire, les annonces de taux d’intérêt et l’examen du cadre de politique monétaire par la Banque.
Numéro du dossier : BDC PM 05

Comités et forums
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités, conseils et groupes de travail internes et externes (au Canada ou à l’étranger) axés sur des sujets relatifs à la politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de documents d’information et de matériel de présentation.
Numéro du dossier : BDC PM 10

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes, la correspondance et les contributions aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs à la politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de communications et de conseils en matière de modélisation.
Numéro du dossier : BDC PM 15

Modèles et outils
Description : Renseignements concernant des modèles, outils, approches et cadres utilisés pour appuyer l’analyse de la politique monétaire, comme les modèles de surveillance et de projection.
Types de documents : Il peut s’agir de modèles de surveillance, de modèles de projection, de techniques statistiques et d’outils et processus analytiques.
Numéro du dossier : BDC PM 20

Surveillance, analyse et projections
Description : Renseignements concernant l’analyse conjoncturelle et la surveillance de l’évolution économique et financière (au Canada et dans d’autres pays), ainsi que la production de projections économiques.
Types de documents : Il peut s’agir d’analyses, de sommaires de surveillance, de sommaires de données historiques, de projections et de prévisions du personnel.
Numéro du dossier : BDC PM 25

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur les économies canadienne et mondiale, comme la conduite de la politique monétaire, les taux de change, les prix des produits de base, les enjeux économiques mondiaux, les enjeux économiques propres au Canada, l’inflation et les scénarios macroéconomiques.
Types de documents : Il peut s’agir de statistiques, de rapports, de documents de travail, de notes analytiques, de documents d’analyse et d’enquêtes économiques.
Numéro du dossier : BDC PM 30

Interventions publiques
Description : Renseignements concernant les présentations faites à l’occasion d’interventions publiques portant sur la politique monétaire organisées par la Banque ou tenues à l’extérieur, comme des colloques, des séminaires et des symposiums, ainsi que de la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC PM 35

Système financier

La Banque du Canada promeut la fiabilité, la solidité et l’efficience des systèmes financiers au Canada et dans le monde. Elle surveille les principaux systèmes de compensation et de règlement, et elle effectue des transactions sur les marchés financiers en vue de réaliser ces objectifs.

Autorisations
Description : Renseignements concernant les activités, dont des autorisations de tiers, visant à s’assurer que les dirigeants ou représentants appropriés de la Banque se sont vu accorder des pouvoirs explicites pour engager la Banque dans des plans d’action ou accords exécutoires.
Types de documents : Il peut s’agir d’autorisations de signature pour les clients des services bancaires, comme les institutions financières nationales, les banques centrales et les institutions financières étrangères.
Numéro du dossier : BDC SF 05

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la stabilité financière, tels que les comités et forums nationaux et internationaux.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de notes d’information, de révisions de règles et de présentations.
Numéro du dossier : BDC SF 10

Conférences et interventions publiques
Description : Renseignements concernant le contenu que la Banque présente à l’occasion de colloques, de sommets, de séminaires ou de symposiums (organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur) portant sur la stabilité financière.
Types de documents : Il peut s’agir de présentations, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC SF 15

Analyse et surveillance des risques du système financier
Description : Renseignements concernant l’évaluation, l’analyse et la surveillance de l’évolution économique et financière faites par la Banque, ainsi que l’identification des risques afin de réduire au minimum les menaces économiques qui pèsent sur le système financier.
Types de documents : Il peut s’agir de perspectives, de rapports sur les conditions du marché financier, d’analyses de la surveillance et de politiques, de sommaires, d’évaluations et de rapports sur les tendances.
Numéro du dossier : BDC SF 20

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes de la Banque et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs aux enjeux de stabilité financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance et de matériel de communication.
Numéro du dossier : BDC SF 25

Octroi de liquidités
Description : Renseignements concernant l’octroi de liquidités par la Banque, sous la forme d’avances ou de prêts garantis, pour promouvoir la stabilité financière. Cette fonction inclut le rôle de la Banque en tant que prêteur de dernier ressort ainsi que son rôle au chapitre de l’aide d’urgence, des prêts de titres et des opérations exceptionnelles.
Types de documents : Il peut s’agir de demandes, de confirmations d’admissibilité, de modalités et d’ententes.
Numéro du dossier : BDC SF 30

Modèles et outils
Description : Renseignements concernant les modèles, outils, approches et cadres utilisés pour effectuer l’analyse et la surveillance du système financier et pour appuyer la recherche.
Types de documents : Il peut s’agir de programmes, de codes, de processus et procédures, de lignes directrices en matière de résolution, de méthodes d’évaluation et de modèles de surveillance.
Numéro du dossier : BDC SF 35

Surveillance des systèmes de paiement, de compensation et de règlement
Description : Renseignements concernant le rôle de la Banque qui consiste à assurer un contrôle des risques associés aux systèmes de paiement, de compensation et de règlement.
Types de documents : Il peut s’agir de comptes rendus sur les problèmes, de rapports, d’examens, d’évaluations de cadre, d’examens de la modification de règles, de réponses et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SF 40

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, exposés et recommandations sur la conception et l’élaboration du système financier, y compris les conseils sur les marchés.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SF 45

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur le système financier, la stabilité financière, les conditions financières, les questions réglementaires, les répercussions, vulnérabilités et risques financiers, l’infrastructure des marchés financiers, la conception des systèmes de compensation et de règlement, les méthodes et les cadres réglementaires, ainsi que l’élaboration de modèles et d’outils.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de recherche, de documents de travail, de sommaires et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC SF 50

Monnaie

La Banque conçoit, émet et distribue les billets de banque canadiens, supervise le système de distribution des billets et veille à un approvisionnement fiable en billets de banque de qualité facilement acceptés et à l’épreuve de la contrefaçon.

Remboursement des billets de banque
Description : Renseignements concernant la prestation par la Banque de services de remboursement des billets de banque endommagés (contaminés ou mutilés).
Types de documents : Il peut s’agir de demandes de remboursement, de correspondance et d’évaluations.
Numéro du dossier : BDC EBB 05

Service de remboursement des billets de banque
Description : Renseignements concernant le remboursement de billets de banque mutilés ou contaminés, ou qui n’ont plus cours légal. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du demandeur; ses coordonnées; des commentaires relatifs à la possession et à l’état des billets de banque; une pièce d’identité (comme un passeport, une carte de résident ou un permis de conduire); et une preuve de résidence (p. ex.’ une fiche de paye, une facture de services publics ou d’impôts fonciers, ou encore un relevé de compte bancaire.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : Des renseignements personnels sont recueillis pour traiter les demandes de remboursement et répondre aux demandes de renseignements généraux en lien avec des billets de banque mutilés ou contaminés, ou qui n’ont plus cours légal. Certains renseignements peuvent être divulgués à des tiers, entre autres des organismes d’application de la loi et le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour créer un répertoire des demandes de remboursement et aux fins d’établissement de statistiques et de production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pendant sept ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 05
Enregistrement (SCT) : 20110285
Numéro de fichier : BDC PPU 073

Retrait de la circulation des billets de banque
Description : Renseignements concernant le retrait de la circulation des billets de banque pour des raisons telles que leur remplacement par un autre type de monnaie ou le retrait d’une coupure.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports d’étape, de plans de distribution, de documents relatifs aux réunions, de plans stratégiques et de plans de projets, ainsi que de propositions.
Numéro du dossier : BDC EBB 10

Comités, réunions et groupes de travail
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la monnaie.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de présentations et de documents à l’appui.
Numéro du dossier : BDC EBB 15

Conformité
Description : Renseignements concernant les activités de la Banque visant à assurer l’observation de la loi, y compris la dissuasion de la contrefaçon des billets de banque au moyen de programmes de communication et les activités de liaison avec les corps policiers et les procureurs.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de documents relatifs aux réunions, de politiques d’observation de la loi, de lignes directrices, de normes relatives à la reproduction d’images, de relevés d’utilisation et de statistiques.
Numéro du dossier : BDC EBB 20

Matériel éducatif, programmes et services
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux demandes concernant le matériel éducatif, les programmes et les services. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du demandeur, ses adresses postale et électronique ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopieur. Le cas échéant, l’information comprend aussi le nom et l’adresse de l’organisation qui emploie la personne qui fait la demande, le titre de celle-ci, de même que ses numéros de téléphone et de télécopieur et son adresse de courriel au travail.
Catégorie de personnes : Membres du grand public qui ont présenté des demandes d’information ou fait des réservations pour des programmes ou des services.
Objet : Les renseignements recueillis servent à donner suite aux demandes concernant le matériel éducatif et les séances d’information, les demandes de réservations pour les programmes et les services. Ils sont également employés pour obtenir des commentaires ou des instructions spéciales; savoir où les demandeurs ont entendu parler du matériel, des programmes ainsi que des services de la Banque, et s’ils accepteraient qu’on communique avec eux plus tard. Dans ce dernier cas, si les demandeurs ont répondu par l’affirmative, les dossiers permettent de les informer de la sortie de nouveau matériel et du lancement de nouveaux programmes et services ainsi que d’assurer un suivi, par exemple dans le but d’évaluer le degré de satisfaction quant au matériel éducatif, aux programmes et aux services reçus.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis servent à des fins de planification et de production de statistiques internes concernant le nombre et la nature du matériel éducatif, des programmes et des services ayant fait l’objet d’une demande aussi bien que l’origine de celle-ci.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements disponibles sur papier sont conservés pendant une période d’au plus trois mois, après quoi ils sont versés dans une base de données électronique. Les renseignements sous forme électronique sont conservés pendant dix ans au plus, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 20, BDC COM 15
Enregistrement (SCT) : 20110264
Numéro de fichier : BDC PPU 068

Vente de reproductions photographiques d’objets de la Collection nationale de monnaies et de reproductions d’images de billets de banque
Description : Ce fichier renferme des renseignements servant à administrer la vente et la distribution de reproductions photographiques d’objets numismatiques de la Collection nationale de monnaies du Musée de la Banque du Canada ainsi que l’information que doivent fournir les personnes qui demandent à la Banque l’autorisation de reproduire des images de billets de banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, le numéro de téléphone, les adresses postales et électroniques des demandeurs, le nom de l’organisation, s’il y a lieu, et le numéro de télécopieur. Ils incluent également les numéros de compte bancaire, les signatures, les relevés des commandes antérieures et les opinions exprimées dans les sondages par des acheteurs de reproductions photographiques. De plus, les personnes qui désirent obtenir l’autorisation de reproduire des billets de banque doivent décrire la nature de la reproduction proposée et expliquer comment elle sera exposée.
Catégorie de personnes : Membres du grand public.
But : La Banque du Canada est le titulaire du droit d’auteur enregistré de tous les éléments entrant dans la conception des billets de banque canadiens. La reproduction d’images de billets de banque est protégée par la législation fédérale, y compris le Code criminel et la Loi sur le droit d’auteur. Ces renseignements ont pour but d’assurer qu’une autorisation appropriée est accordée avant que des images de billets de banque ne soient reproduites, et de faciliter la vente et la distribution de reproductions photographiques par le Musée de la Banque du Canada.
Usages compatibles : Les dossiers servent à des fins de planification et de production de statistiques internes sur l’origine et la nature des demandes, les pièces vendues, l’intérêt manifesté à l’égard de certains objets et les clients réguliers afin de soutenir la vente et la distribution de reproductions photographiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux demandes d’autorisation de reproduction de billets de banque sont conservés pendant deux ans, après quoi ils sont versés dans une base de données avant d’être détruits. Les dossiers dans la base de données sont conservés pendant cinq ans, puis détruits. Les dossiers papier relatifs à la vente de reproductions photographiques sont conservés pendant une période d’un an, après quoi ils sont transférés dans une base de données avant d’être détruits. Les copies électroniques sont conservées pendant sept ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 20, BDC COM 15
Enregistrement (SCT) : 006457
Numéro de fichier : BDC PPU 047

Colloques sur la monnaie
Description : Renseignements concernant les présentations faites à l’occasion de colloques, de séminaires ou de symposiums (organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur) portant sur la monnaie et les modes de paiement préférés de la population canadienne, ainsi que la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC EBB 25

Destruction
Description : Renseignements concernant la destruction de billets de banque de mauvaise qualité et d’autres matériaux (plaques et matrices d’impression, par exemple). Comprend l’information sur la gestion des certificats de destruction des billets de mauvaise qualité.
Types de documents : Il peut s’agir de certificats de destruction, d’états de rapprochement et de correspondance avec les imprimeurs.
Numéro du dossier : BDC EBB 30

Élaboration
Description : Renseignements concernant l’élaboration de nouveaux billets de banque, notamment les spécifications, le graphisme, les essais de préproduction et d’autres tests.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports sur l’utilisation de la monnaie, les avancées technologiques, le possible remplacement de billets par des pièces de monnaie, la conception des billets (coupures, contenu visuel et contrefaçon et simulations) et les éléments de sécurité.
Numéro du dossier : BDC EBB 35

Distribution
Description : Renseignements concernant tous les aspects de la distribution des billets de banque aux établissements autorisés participant au Système de distribution des billets de banque afin d’assurer un approvisionnement suffisant et une qualité élevée des billets en circulation.
Types de documents : Il peut s’agir des documents relatifs aux envois (au transport), aux commandes de retrait et aux dépôts de billets.
Numéro du dossier : BDC EBB 40

Politiques et procédures
Description : Renseignements concernant l’élaboration et la mise à jour des politiques et procédures opérationnelles de la Banque relatives à la conception, à la production, à la distribution et à la destruction des billets de banque.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de politiques, de schémas de processus et de diagrammes.
Numéro du dossier : BDC EBB 45

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, exposés et recommandations de la Banque sur l’émission de billets de banque, leur mise en circulation, leur retrait et leur intégrité, ainsi que sur l’utilisation de l’argent comptant et les tendances futures quant à la monnaie.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC EBB 50

Production
Description : Renseignements concernant la gestion de la production des billets de banque et des matériaux entrant dans leur élaboration.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance avec les imprimeurs, de demandes d’achat et de bons de livraison, de listes de vérification de livraison, de rapprochements de commandes de billets et de rapports sur le traitement des billets.
Numéro du dossier : BDC EBB 55

Gestion de la qualité
Description : Renseignements concernant la surveillance de la qualité, de la demande, des stocks et de l’authenticité des billets de banque, dont la surveillance effectuée par les centres des opérations.
Types de documents : Il peut s’agir de prévisions quant à la demande de billets, et de documents relatifs aux stocks et aux essais de mise en circulation.
Numéro du dossier : BDC EBB 60

Recherche
Description : Renseignements concernant les recherches sur l’économie, la contrefaçon, les caractéristiques de sécurité, les supports d’impression et les différentes formes de monnaies, ainsi que la monnaie numérique de banque centrale. Il s’agit aussi de fichiers concernant le suivi des technologies existantes et en développement, comme les cartes de débit, les flux de billets, le matériel de reproduction, la monnaie électronique et les guichets automatiques.
Types de documents : Il peut s’agir de travaux de recherche, de documents de travail, de sommaires, de rapports et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC EBB 65

Gestion des parties prenantes
Description : Renseignements concernant la surveillance de la situation de l’argent comptant et la gestion des relations et partenariats essentiels. Les renseignements portent entre autres sur la création de ressources éducatives pour les parties prenantes afin de leur faire connaître les billets de banque canadiens, l’élaboration et la mise en œuvre de plans de mobilisation, ainsi que la réalisation de stratégies de communication pour mener à bien des activités de sensibilisation et de rayonnement dans les bureaux régionaux de la Banque.
Types de documents : Il peut s’agir d’enquêtes, de correspondance, de procès-verbaux de réunions, de présentations, de publications, de plans stratégiques et de plans de projets, ainsi que de rapports.
Numéro du dossier : BDC EBB 70

Gestion financière

La Banque assure des services de gestion financière au gouvernement du Canada et à d’autres clients ainsi que pour ses propres besoins. Pour le gouvernement fédéral, elle offre des services de gestion de la trésorerie et agit comme agent financier en ce qui a trait à la gestion de la dette publique et des réserves de change.

Tenue de comptes
Description : Renseignements concernant la création et la tenue des comptes clients de la Banque auprès d’institutions nationales et étrangères pour permettre les activités de gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de rapports et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC GF 05

Garanties
Description : Renseignements concernant les comptes clients et l’enregistrement de garanties données en vertu de la Loi sur les banques ainsi que l’obtention par la Banque d’une garantie appropriée au moment de l’octroi d’un prêt.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance avec les clients, de formulaires et de rapports.
Numéro du dossier : BDC GF 10

Banque de données sur les fichiers des clients, constituée en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques
Description : Les fichiers renferment des renseignements sur le recours par des particuliers aux services d’archives fournis en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques ainsi que l’information de nature financière ayant permis d’ouvrir les comptes des clients. Les services offerts consistent en la recherche d’information et la délivrance de copies des préavis et des certificats de dégagement.
Catégorie de personnes : Clients, notamment particuliers ayant l’intention de conférer des biens en garantie de prêts en vertu de l’article 427 ou désirant avoir accès aux renseignements contenus dans le registre.
But : Cette banque de données permet de conserver l’information sur les clients, notamment en ce qui concerne les demandes d’accès aux services d’archives, ainsi que des renseignements de nature financière permettant l’ouverture des comptes à partir desquels les clients acquittent les frais de consultation du registre.
Usages compatibles : L’information permet d’aviser les clients d’erreurs commises dans les registres, d’évaluer et d’améliorer la qualité des services offerts et d’autoriser les clients à payer les services relatifs au registre autrement qu’en espèces.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers sont conservés pendant une période de sept ans après la fermeture du compte, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 10
Enregistrement (SCT) : 004038
Numéro de fichier : BDC PPU 046

Registre des garanties données en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques
Description : Dans ce registre, établi en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques, sont consignés des préavis et des certificats de dégagement. Les préavis servent à indiquer le nom et l’adresse postale de la personne, société ou entreprise ayant l’intention de conférer, en vertu de l’article 427, un bien en garantie en contrepartie d’un prêt. Ils comportent aussi le nom de la banque, parmi celles énumérées aux annexes I et II de la Loi, à qui la garantie doit être conférée.
Catégorie de personnes : Tout particulier ayant l’intention de conférer un bien en garantie d’un prêt en vertu de l’article 427 de la Loi.
But : Tenir un fichier des préavis enregistrés et des enregistrements radiés par des certificats de dégagement.
Usages compatibles : L’information permet de répondre aux demandes de renseignements émanant du public concernant les préavis.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers sont conservés sept ans après la date d’annulation ou d’expiration, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 10
Enregistrement (SCT) : 004037
Numéro de fichier : BDC PPU 045

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes, comme ceux qui se penchent sur les titres d’emprunt étrangers et intérieurs, la gouvernance de la gestion financière, les enjeux de gestion financière et ceux touchant le rôle d’agent financier, et les approbations de notations financières.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de notes d’information, de tableaux de bord et de présentations.
Numéro du dossier : BDC GF 15

Gestion de la dette
Description : Renseignements concernant l’obtention et la gestion de fonds par l’émission et le remboursement de titres de créance négociables, comme les bons du Trésor et les obligations d’État, ainsi qu’à l’achat, au prêt et à la gestion d’autres types de titres pour le gouvernement du Canada. Ces renseignements comprennent les délibérations sur la structure des échéances et la composition de la dette publique.
Types de documents : Il peut s’agir d’analyses et d’opérations liées aux adjudications et aux marchés, de correspondance avec les courtiers, de rapports, d’enquêtes et de statistiques, et de remboursements.
Numéro du dossier : BDC GF 20

Gestion des risques financiers et opérationnels
Description : Renseignements concernant la surveillance, l’évaluation, l’identification et la gestion des risques financiers et opérationnels découlant des activités de la Banque, de ceux qui sont propres au bilan et à la caisse de retraite de la Banque, et des risques financiers pour le gouvernement du Canada.
Types de documents : Il peut s’agir d’évaluations du crédit, de conseils sur le risque de crédit, d’appréciations, de rapports d’enquête, de décisions, de plans d’intervention, de sanctions et de registres.
Numéro du dossier : BDC GF 25

Gestion des réserves de change
Description : Renseignements concernant la gestion du portefeuille de réserves de change et de titres à revenu fixe étrangers du Canada, ainsi que le passif en devises du gouvernement du Canada, lequel sert à financer les réserves de change.
Types de documents : Il peut s’agir de plans de financement, de rapports et de grilles de taux de change.
Numéro du dossier : BDC GF 30

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs aux enjeux de gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance et de communications.
Numéro du dossier : BDC GF 35

Opérations de paiement, de compensation et de règlement
Description : Renseignements concernant la transmission, la confirmation et la réalisation de transferts de fonds et l’injection de liquidités pour faciliter les règlements et assurer la circulation de l’argent entre les institutions.
Types de documents : Il peut s’agir d’opérations, de grands livres, de correspondance et de rapports.
Numéro du dossier : BDC GF 40

Gestion de la caisse de retraite
Description : Renseignements concernant la gestion du portefeuille de placements associé au Fonds de pension en fiducie de la Banque du Canada de manière à assurer un financement adéquat du Régime de pension de la Banque du Canada.
Types de documents : Il peut s’agir d’états financiers, de journaux relatifs au Régime de pension, de rapports, d’analyses, de documents portant sur la gestion des placements, de recherches sur la répartition des actifs et de renseignements sur les catégories d’actifs.
Numéro du dossier : BDC GF 45

Politiques, modèles et procédures
Description : Renseignements concernant les politiques relatives à la gestion financière et aux opérations bancaires, ainsi que renseignements liés à l’élaboration à la mise en œuvre et à l’évaluation de modèles, d’outils et de processus utilisés pour permettre les opérations à l’appui de la gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de processus, de procédures, de lignes directrices en matière de résolution et de codes.
Numéro du dossier : BDC GF 50

Conseils stratégiques
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, recommandations et exposés adressés au gouvernement du Canada et au Conseil de direction, au gouverneur et aux sous-gouverneurs de la Banque sur les enjeux de dette intérieure et étrangère.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de plans d’intervention, de notes d’information et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC GF 55

Gestion de la trésorerie
Description : Renseignements concernant la gestion des comptes du receveur général du Canada qui servent à s’assurer que ces comptes sont suffisamment provisionnés pour répondre aux besoins quotidiens, ainsi que renseignements liés à la gestion du bilan de la Banque.
Types de documents : Il peut s’agir de mises à jour et de rapports mensuels, de flux et de prévisions de trésorerie, d’évaluations et des soldes de règlement cibles quotidiens.
Numéro du dossier : BDC GF 60

Biens non réclamés

Description : Renseignements concernant le service de garde des soldes non réclamés, ainsi que le service relatif aux titres au détail du gouvernement du Canada et le rachat de ceux-ci.
Types de documents : Il peut s’agir de demandes de renseignements et de plaintes, de correspondance, de formulaires, de relevés d’impôt, de rapports, de dossiers clients, de relevés d’opérations, d’enregistrements d’appels, ainsi que de procédures et de lignes directrices.
Numéro du dossier : BDC GF 65

Registres des titres et dossiers des porteurs d’obligations du gouvernement du Canada
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant le Programme de placement de titres sur le marché de détail, qui a été imparti à divers fournisseurs de services externes qui tiennent des registres de titres ou qui offrent d’autres services relatifs à la tenue de l’information sur divers produits. Les registres contiennent des renseignements sur l’émission des obligations, la tenue de l’information connexe et le remboursement des titres. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance, la date de décès, le numéro d’identification de l’employé, les données de connexion, le nom de l’employeur, les renseignements bancaires, les signatures, la préférence linguistique, les renseignements sur la succession, les renseignements sur les plaintes, le type de régime immatriculé, le type de compte et le numéro d’assurance sociale. Ce fichier renferme aussi le registre d’administration des obligations destinées aux investisseurs institutionnels, notamment les obligations négociables et les anciennes Obligations d’épargne du Canada des émissions 1 à 31. On consigne actuellement dans ces registres de l’information sur l’encours des titres destinés aux investisseurs institutionnels. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro de compte, les renseignements bancaires et le numéro d’assurance sociale.
Catégories de personnes : Personnes qui ont acheté une obligation ou qui en sont propriétaires ainsi que leurs représentants légaux autorisés, leurs bénéficiaires ou leurs héritiers.
But : Ce fichier sert à authentifier l’identité des porteurs d’obligations, à établir l’admissibilité à l’achat d’obligations, à établir un registre, à consigner les transactions liées aux comptes des porteurs d’obligations, à effectuer des remboursements et à verser des intérêts, ainsi qu’à répondre à des demandes de renseignements et à des plaintes. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au Règlement sur les obligations intérieures du Canada et au Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de l’article 24 de la Loi sur la Banque du Canada. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Certains renseignements sont communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada, qui est chargé du versement des intérêts (par chèque ou virement automatique) pour le compte de la Banque (voir le fichier de renseignements personnels propre à l’institution : TPSGC PCU 712). Des renseignements sont également communiqués à l’Agence du revenu du Canada aux fins de paiement des impôts (voir le fichier de renseignements personnels propre à l’institution : ARC PPU 140). Des renseignements peuvent aussi être utilisés pour percevoir une somme due à Sa Majesté du chef du Canada et enquêter sur des plaintes reçues par le client. Avec le consentement des porteurs d’obligations, les renseignements peuvent aussi être transmis à un tiers en vue de la réalisation d’études de marché telles que des sondages ou des enquêtes auprès de groupes cibles en ce qui a trait aux titres au détail.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers d’enregistrement, y compris les demandes de titres de créance, sont conservés pendant 30 ans après le remboursement du titre, puis détruits. Les dossiers concernant les coupons et les certificats d’épargne de guerre sont conservés pendant un an après le remboursement, puis détruits. La période de conservation des données sur les produits enregistrés est de 30 ans à partir de la date à laquelle le dernier retrait a lieu et le solde est nul. Les dossiers concernant le versement d’intérêts sont conservés pendant 30 ans après que le versement a été effectué, puis détruits. Les dossiers ayant trait aux demandes de changement, notamment les demandes de changement d’adresse et celles visant les données sur le virement automatique et les retenues sur salaire, sont conservés pendant deux ans, puis détruits. Les dossiers relatifs aux documents et opérations des clients ainsi qu’aux obligations et chèques d’intérêts perdus sont conservés pendant 30 ans après la fermeture du dossier, puis détruits. Dans les cas où une obligation ou un chèque perdu est retrouvé après l’émission d’un effet de remplacement, l’obligation ou le chèque perdu est conservé pendant deux ans, puis détruit. Les dossiers concernant les versements d’intérêts non livrables sont conservés indéfiniment. Les dossiers relatifs aux obligations non réclamées sont conservés indéfiniment. Les dossiers touchant les Services en ligne OEC sont conservés pendant un an, puis détruits. (En ce qui concerne les copies des chèques versés ou la recherche de virements automatiques, veuillez vous reporter au fichier de renseignements personnels TPSGC PCU 712 pour connaître les normes de conservation et de destruction.)
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 65
Enregistrement (SCT) : 004132
Numéro de fichier : BDC PPU 005

Demandes de renseignements relatives aux biens non réclamés
Description : Ce fichier donne des renseignements sur les soldes non réclamés dont la Banque du Canada est le dépositaire au nom de leurs propriétaires. Il s’agit de soldes qui sont, en cas d’inactivité du compte pendant au moins dix ans, transférés à la Banque du Canada par des institutions financières sous réglementation fédérale ou des sociétés de fiducie. Parmi les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent figurer le nom, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les cartes de signature, les coordonnées, des renseignements de nature financière, la préférence linguistique, des signatures et des documents juridiques justifiant le droit de réclamation du demandeur.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : L’information est utilisée pour répondre aux demandes de renseignements de particuliers, de sociétés ou de leurs représentants légaux autorisés sur des soldes non réclamés et de façon à ce que les propriétaires légitimes des comptes reçoivent ce qui leur est dû. Les renseignements personnels sont recueillis en application de l’article 438 de la Loi sur les banques, de l’article 385.03 de la Loi sur les associations coopératives de crédit et de l’article 424 de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt.
Usages compatibles : La Banque publie certaines de ces données dans son site Web, cette publication étant conforme aux fins pour lesquelles la Banque a recueilli ces données, c’est-à-dire le versement des fonds non réclamés aux personnes qui sont en droit de les recevoir. La Banque transfère les soldes non réclamés au receveur général du Canada après 30 ans pour les soldes de moins de 1 000 $ et après 100 ans pour ceux de plus de 1 000 $. Les renseignements permettant d’identifier des personnes ne sont pas communiqués au receveur général. Après le transfert au receveur général, le solde est dit transféré.
Normes de conservation et de destruction : Tous les documents se rapportant à des soldes remboursés et transférés sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. Les documents se rapportant aux requêtes considérées comme des demandes légitimes de remboursement de soldes (le remboursement n’ayant toutefois pas eu lieu) sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. Si les demandes sont jugées illégitimes, les documents connexes sont conservés pendant deux ans avant d’être détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 65
Enregistrement (SCT) : 000073
Numéro de fichier : BDC PPU 020

Supervision des paiements de détail

La Banque est chargée de superviser les fournisseurs de services de paiement pour vérifier leur conformité à la Loi sur les activités associées aux paiements de détail, l’objectif étant de renforcer la confiance à l’égard de la sécurité et de la fiabilité de leurs services tout en protégeant les utilisateurs contre certains risques.

Tenue des comptes
Description : Renseignements concernant des personnes ou des entités qui peuvent être des fournisseurs de services de paiement, notamment leur relation avec les titulaires de compte.
Types de documents : Il peut s’agir de coordonnées de personnes ou d’entités qui ont présenté une demande d’enregistrement ou qui sont des fournisseurs de services de paiement potentiels, ainsi que d’avis d’enregistrement, de refus, de cessation et de révocation.
Numéro du dossier : BDC SPD 05

Enregistrement dans le cadre de la supervision des paiements de détail
Description : Ce fichier contient de l’information sur l’administration de l’enregistrement des fournisseurs de services de paiement qui présentent une demande au titre de la Loi sur les activités associées aux paiements de détail (LAAPD). Parmi les renseignements personnels traités, il peut y avoir la langue de préférence du demandeur, son nom légal complet, sa date de naissance, son titre d’appel, une autre initiale de son nom, son pays de résidence, son nom commercial principal ou ses noms commerciaux autres que le nom légal, ses coordonnées, son adresse municipale, le statut de maison d’habitation, son adresse postale, son adresse de facturation, son numéro de téléphone, son numéro de télécopieur, son adresse électronique, son statut d’activité, l’adresse de son site Web, les rôles attribués à des personnes (point de contact désigné, utilisateur autorisé pour le paiement des droits, titre de poste, langue de correspondance, adresse électronique de l’entreprise), sa structure d’entreprise, le détail de ses activités, des renseignements sur les pratiques de protection des fonds d’utilisateurs finaux du demandeur, une description du cadre de gestion des risques du demandeur.
Catégorie de personnes : Grand public, personnes physiques présentant une demande d’enregistrement à titre de fournisseurs de services de paiement et représentants des demandeurs pour les fournisseurs de services de paiement.
But : Ce fichier sert à l’administration de l’enregistrement dans le cadre de la LAAPD, y compris la création de comptes à même la demande d’enregistrement, l’enregistrement de demandeurs et de personnes physiques, la transmission des renseignements d’enregistrement aux entités prévues par règlement, les réponses aux demandes de renseignements envoyées aux entités, le traitement des paiements ainsi que la publication et la tenue d’un registre public des décisions concernant les fournisseurs de services de paiement. La Banque recueille ces renseignements personnels pour remplir son mandat légal de surveiller et gérer le processus d’enregistrement des fournisseurs de services de paiement conformément à la LAAPD et à son règlement.
Usages compatibles : La Banque est tenue de communiquer au ministère des Finances l’intégralité du contenu de la demande d’un fournisseur de services de paiement. De même, elle est tenue de fournir une partie de ces renseignements à CANAFE en vertu de l’article 29 de la LAAPD. Enfin, la LAAPD oblige la Banque à publier dans un registre certains renseignements prévus par règlement concernant les demandeurs, notamment la liste des entités dont l’enregistrement a été refusé ou révoqué. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent servir à des fins de planification et de production de statistiques internes concernant le nombre et la nature des programmes et des services opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Tous les renseignements sont conservés pendant dix ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SPD 05
Enregistrement (SCT) : 20240030
Numéro de fichier : BDC PPU 010

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de documents d’information, de procès-verbaux, de matériel de présentation et d’autres documents à l’appui.
Numéro du dossier : BDC SPD 10

Interventions publiques et participation à des colloques
Description : Renseignements concernant des présentations faites à l’occasion de colloques, de sommets, de séminaires ou de symposiums portant sur la supervision des paiements de détail organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur, ainsi que la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC SPD 15

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des questions relatives à la supervision des paiements de détail et à l’évolution de ce domaine.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de communications et de conseils.
Numéro du dossier : BDC SPD 20

Surveillance et application de la loi
Description : Renseignements concernant les activités de surveillance et d’évaluation des fournisseurs de services de paiement, et d’enquête sur ceux-ci, visant à identifier les risques ou la non-conformité et à déterminer et mettre en œuvre les mesures d’application de la loi nécessaires.
Types de documents : Il peut s’agir de coordonnées des fournisseurs de services de paiement, d’évaluations des risques, d’enquêtes, de renseignements recueillis auprès des fournisseurs de services de paiement, de registres des mesures de supervision, d’avis de violation, d’accords de conformité, d’avis de désenregistrement ou de révocation de l’enregistrement, ainsi que de l’historique de conformité et d’infraction.
Numéro du dossier : BDC SPD 25

Politiques et procédures
Description : Renseignements concernant l’élaboration, l’établissement et la mise à jour de politiques et procédures sur les paiements de détail, comme le cadre de supervision et les processus opérationnels.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures, de schémas de processus et de diagrammes.
Numéro du dossier : BDC SPD 30

Conseils stratégiques
Description : Renseignements concernant des opinions, commentaires, recommandations et breffages fournis aux cadres supérieurs de la Banque et au gouvernement du Canada servant à éclairer et à influencer les discussions sur les politiques en matière de supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes d’information et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SPD 35

Projets
Description : Renseignements concernant les initiatives entreprises pour assurer ou améliorer les services qui soutiennent la fonction de supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir de documents portant sur l’organisation, la coordination, la gestion, les livrables et la clôture des projets, ainsi que sur la transition aux activités normales.
Numéro du dossier : BDC SPD 40

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur des sujets ou des domaines d’intérêt liés au mandat de supervision des paiements de détail et aux responsabilités opérationnelles, ainsi que les études sur les pratiques exemplaires et les normes sectorielles.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de recherche, de documents de travail, d’enquêtes et de rapports statistiques.
Numéro du dossier : BDC SPD 45

Administration générale

L’Administration générale soutient la saine gestion de l’information et des ressources humaines, financières, technologiques et matérielles ainsi que de l’infrastructure connexe grâce à l’élaboration de politiques institutionnelles et au maintien de systèmes et de pratiques intégrés et efficients.

Administration

Cette fonction comprend l’administration des programmes de prix et la gestion des services administratifs fournis à l’interne.

Services de soutien administratif
Description : Documents liés à la prestation de services opérationnels, de conseil, d’orientation et de consultation en matière de gestion de bureau et d’administration internes, y compris les services de courrier et de messagerie et les préparatifs de voyage.
Types de documents : Peut inclure des formulaires de demande remplis, de la correspondance, des mesures, des mesures de la satisfaction de la clientèle, des registres de courrier recommandé, des itinéraires de voyage et d’affaires, des autorisations, des mesures d'adaptation et des préférences en matière d’hébergement, ainsi que des procédures administratives.
Numéro du dossier : BDC ADM 05

Déplacements
Description : Ce fichier contient des données sur les avances de fonds, les demandes de remboursement, les reçus, les préparatifs de voyage, les itinéraires et la correspondance relative aux voyages d’affaires des employés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé, ses coordonnées, son numéro d’identification personnel, des renseignements financiers, ses antécédents de voyage, ses demandes de remboursement de frais de voyage, ses frais d’hébergement, ses frais de repas et ses préférences. Les voyageurs peuvent également devoir indiquer leur date de naissance et leur sexe pour les besoins des préparatifs de voyage.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, qui voyagent pour le compte de l’institution, ainsi que leur époux ou épouse ou conjoint ou conjointe de fait et/ou leurs personnes à charge qui voyagent avec eux.
But : Ce fichier a pour but d’emmagasiner des renseignements concernant les frais de voyage des employés.
Usages compatibles : Fournir des avances et approuver des demandes de remboursement des frais de déplacement des employés en voyage d’affaires. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d’évaluation de programmes et de production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant sept ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC ADM 05
Enregistrement (SCT) : 000075
Numéro de fichier : BDC PPE 841

Programmes de prix

Description : Information relative à l’administration et à l’élaboration des programmes de prix de la Banque visant à soutenir les personnes et les institutions externes [organisations] qui font preuve d’excellence et d’innovation dans un domaine lié au mandat de la Banque.
Types de documents :  Peut inclure des demandes, des dossiers de candidature, de la correspondance, des brochures, des accusés de réception pour des mises en candidature, des critères de sélection et des trousses de réunion du comité de nomination (ordres du jour, procès-verbaux).
Numéro du dossier : BDC ADM 10

Candidatures au Programme de bourses de recherche
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux candidatures reçues par la Banque dans le cadre de son programme de bourses de recherche (Bourse de recherche et Bourse du gouverneur). Les renseignements personnels recueillis sur les candidates et les candidats comprennent : les noms, les adresses postales à la maison et au travail, les numéros de téléphone et les adresses électroniques, le nom de l’université et du département où elles ou ils travaillent, les curriculum vitæ, des lettres de mise en candidature de dirigeants d’université pour la demande de bourse ainsi que des lettres de recommandation.
Catégorie de personnes : Les candidats au programme.
But : Les renseignements recueillis sont utilisés par le Comité de nomination du Programme de bourses de recherche dans le cadre du processus de sélection annuel des lauréats.
Usages compatibles : Les renseignements servent à la sélection de candidats et à la préparation de statistiques et de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les demandes de bourses des chercheurs lauréats du Programme sont conservées pendant cinq ans après la fin du versement de la bourse, puis détruites. Les demandes de bourses des personnes qui n'ont pas reçu de bourses sont conservées pendant cinq ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC ADM 10
Enregistrement (SCT) : 006348
Numéro de fichier : BDC PPU 036

Audit

Cette fonction fournit une certification, des conseils et des prévisions à valeur ajoutée, indépendants et tenant compte des risques pour soutenir la gestion efficace de la Banque et la fonction de surveillance du Conseil d’administration.

Audit interne
Description : Information liée à l’évaluation indépendante et objective du caractère approprié et de l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la Banque. La portée des services inclut l'évaluation des processus conçus par l'équipe de gestion pour s'assurer que l'actif est bien protégé, que l'information est exacte et fiable, que les ressources sont protégées, que les menaces sont atténuées, que les politiques, procédures et exigences législatives sont respectées et que la Banque défend dans ses murs des principes éthiques et des valeurs exemplaires.
Types de documents : Peut inclure des projets d'audit, des rapports d’audit interne, des lettres de déclaration de la direction, des documents de travail, des guides et des examens d’audit (notamment des méthodes et modèles).
Numéro du dossier  : BDC AUD 05

Communications

Cette fonction comprend la livraison et l’interaction des communications internes et externes.

Communications aux employés et mécanismes de soutien
Description : Information relative aux communications internes à tous les niveaux et dans toutes les divisions entre la Banque et les employés, les ministères et les secteurs de services. Comprend les conseils, l’orientation, les consultations et les services opérationnels fournis à l’interne, tels que la surveillance des médias, la planification des communications, la révision, la traduction, la rédaction de discours et la publication.
Types de documents : Peut inclure des bulletins d’information, des articles, du contenu de l'intranet et de sites Web externes, des annonces, des campagnes, des formulaires de demande remplis, de la correspondance, des données et des analyses, et des rapports.
Numéro du dossier : BDC COM 05

Gestion d'événements
Description : Information relative à la promotion, à la coordination, à la logistique, à la production et à l’exécution des événements organisés par la Banque.
Types de documents : Peut inclure de la correspondance, des coordonnées, des plans de salle, des préparatifs pour les visiteurs et des itinéraires.
Numéro du dossier : BDC COM 10

Inscription aux colloques
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur la participation aux colloques organisés par la Banque du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis au moyen d’un site Web sécurisé de la Banque du Canada et comprennent le nom, le titre de poste, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel ainsi que les restrictions alimentaires ou de mobilité des personnes qui assistent à un colloque. Ils peuvent également contenir le nom d’une conjointe ou d’un conjoint ou d’une personne qui accompagne une ou un participant(e) ainsi que les renseignements pertinents à son égard.
Catégorie de personnes : Des membres du grand public et des représentants d’organismes ou d’entreprises externes, d’autres organismes gouvernementaux et de gouvernements internationaux.
But : Les renseignements sont utilisés afin de prendre les dispositions nécessaires concernant l’hébergement et le transport, et pour préparer la documentation relative aux colloques.
Usages compatibles : Pour offrir des services aux participants et à leurs invités ainsi qu’à des fins de planification, d’évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de deux ans après l’activité, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC COM 10
Enregistrement (SCT) : 20110262
Numéro de fichier : BDC PPU 058

Communications externes
Description : Information liée aux communications externes, au marketing, à l’image de marque, à la conception de sites Web externes, au contenu à publier ou à afficher sur les médias sociaux. Comprend de l’information relative à la gestion des communications avec le grand public afin de promouvoir l’engagement de la Banque en faveur de l’ouverture et de la transparence et d’établir une relation avec les médias (représentants de la télévision, de la presse écrite, du numérique, etc.). Comprend l’éducation et la sensibilisation aux fonctions de la Banque au moyen d’activités telles que la mobilisation des parties prenantes externes par les bureaux régionaux, les expositions organisées par le Musée de la Banque du Canada, ainsi que d’autres programmes et services offerts à l’interne et à l’externe.
Types de documents : Peut inclure des plans et des conceptualisations, des campagnes dans les médias sociaux, du matériel promotionnel, de la correspondance, des demandes de renseignements, des plaintes, des communiqués de presse, des listes de distribution, des rapports, des sondages, des formulaires remplis et des demandes de services du public, du matériel éducatif et de l’information sur les programmes.
Numéro du dossier : BDC COM 15

Matériel éducatif, programmes et services
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux demandes concernant le matériel éducatif, les programmes et les services. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du demandeur, ses adresses postale et électronique ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopieur. Le cas échéant, l’information comprend aussi le nom et l’adresse de l’organisation qui emploie la personne qui fait la demande, le titre de celle-ci, de même que ses numéros de téléphone et de télécopieur et son adresse de courriel au travail.
Catégorie de personnes : Membres du grand public qui ont présenté des demandes d’information ou fait des réservations pour des programmes ou des services.
Objet : Les renseignements recueillis servent à donner suite aux demandes concernant le matériel éducatif et les séances d’information, les demandes de réservations pour les programmes et les services. Ils sont également employés pour obtenir des commentaires ou des instructions spéciales; savoir où les demandeurs ont entendu parler du matériel, des programmes ainsi que des services de la Banque, et s’ils accepteraient qu’on communique avec eux plus tard. Dans ce dernier cas, si les demandeurs ont répondu par l’affirmative, les dossiers permettent de les informer de la sortie de nouveau matériel et du lancement de nouveaux programmes et services ainsi que d’assurer un suivi, par exemple dans le but d’évaluer le degré de satisfaction quant au matériel éducatif, aux programmes et aux services reçus.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis servent à des fins de planification et de production de statistiques internes concernant le nombre et la nature du matériel éducatif, des programmes et des services ayant fait l’objet d’une demande aussi bien que l’origine de celle-ci.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements disponibles sur papier sont conservés pendant une période d’au plus trois mois, après quoi ils sont versés dans une base de données électronique. Les renseignements sous forme électronique sont conservés pendant dix ans au plus, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 20, BDC COM 15
Enregistrement (SCT) : 20110264
Numéro de fichier : BDC PPU 068

Listes d’envoi
Description : Ce fichier renferme les éléments des listes d’envoi de la Banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, l'adresse postale, l'adresse électronique et les numéros de téléphone et de télécopieur de particuliers ou de personnes-ressources du secteur privé et d'organismes fédéraux, provinciaux et non gouvernementaux. Sont conservées également des photocopies de chèques si nécessaire aux fins de remboursement (le numéro de chèque est enregistré dans la base de données).
Catégorie de personnes : Membres du public ou représentants d’entreprises du secteur privé et d’organismes fédéraux, provinciaux et non gouvernementaux qui ont transmis leurs coordonnées pour obtenir des exemplaires de documents.
But : Créer et maintenir des listes d’envoi uniformisées aux fins de distribution de matériel de communication, de publications, de rapports et d’autres documents relatifs aux programmes et aux activités de la Banque du Canada, ou autre.
Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés aux fins de planification.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux publications gratuites et payantes sont conservés trois ans, puis détruits. Les dossiers dans la base de données qui se rapportent aux publications payantes sont conservés trois ans après la dernière consultation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC COM 15
Enregistrement (SCT) : 006323
Numéro de fichier : BDC PPU 055

Vente de reproductions photographiques d’objets de la Collection nationale de monnaies et de reproductions d’images de billets de banque
Description : Ce fichier renferme des renseignements servant à administrer la vente et la distribution de reproductions photographiques d’objets numismatiques de la Collection nationale de monnaies du Musée de la Banque du Canada ainsi que l’information que doivent fournir les personnes qui demandent à la Banque l’autorisation de reproduire des images de billets de banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, le numéro de téléphone, les adresses postales et électroniques des demandeurs, le nom de l’organisation, s’il y a lieu, et le numéro de télécopieur. Ils incluent également les numéros de compte bancaire, les signatures, les relevés des commandes antérieures et les opinions exprimées dans les sondages par des acheteurs de reproductions photographiques. De plus, les personnes qui désirent obtenir l’autorisation de reproduire des billets de banque doivent décrire la nature de la reproduction proposée et expliquer comment elle sera exposée.
Catégorie de personnes : Membres du grand public.
But : La Banque du Canada est le titulaire du droit d’auteur enregistré de tous les éléments entrant dans la conception des billets de banque canadiens. La reproduction d’images de billets de banque est protégée par la législation fédérale, y compris le Code criminel et la Loi sur le droit d’auteur. Ces renseignements ont pour but d’assurer qu’une autorisation appropriée est accordée avant que des images de billets de banque ne soient reproduites, et de faciliter la vente et la distribution de reproductions photographiques par le Musée de la Banque du Canada.
Usages compatibles : Les dossiers servent à des fins de planification et de production de statistiques internes sur l’origine et la nature des demandes, les pièces vendues, l’intérêt manifesté à l’égard de certains objets et les clients réguliers afin de soutenir la vente et la distribution de reproductions photographiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux demandes d’autorisation de reproduction de billets de banque sont conservés pendant deux ans, après quoi ils sont versés dans une base de données avant d’être détruits. Les dossiers dans la base de données sont conservés pendant cinq ans, puis détruits. Les dossiers papier relatifs à la vente de reproductions photographiques sont conservés pendant une période d’un an, après quoi ils sont transférés dans une base de données avant d’être détruits. Les copies électroniques sont conservées pendant sept ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 20, BDC COM 15
Enregistrement (SCT) : 006457
Numéro de fichier : BDC PPU 047

Musée de la Banque du Canada

Cette fonction comprend l’administration et les programmes du Musée de la Banque du Canada, y compris la gestion de la Collection nationale de monnaies. Le Musée propose des activités pédagogiques et différentes expositions.

Programmes du Musée
Description : Information sur la planification et la mise en œuvre d’expositions, de visites, d’activités, d’ateliers, d’aménagements de galeries, de programmes scolaires, du site Web du Musée, du marketing et de la publicité du Musée et d’événements spéciaux.
Types de documents : Documentation de planification, conception de plans de marketing et ressources audiovisuelles, matériel promotionnel et correspondance.
Numéro du dossier : BDC COM 20

Gestion de la Collection nationale de monnaies
Description : Information relative à la gestion de la Collection nationale de monnaies, y compris les acquisitions, l’enregistrement, l’examen, l’analyse, l’aliénation et la destruction d’objets, la conservation, l’entretien, la surveillance et l’évaluation environnementales. Comprend les prêts, c’est-à-dire les emprunts et les prêts d’objets numismatiques auprès d’autres institutions.
Types de documents : Peut inclure des rapports sur l’état d’objets, des propositions de traitement, des taxonomies, des schémas, des rapports d’aliénation ou des transactions à l’appui du transfert, des documents sur la vente ou de la disposition d’objets et sur les dons ou échanges d’objets, de la correspondance, des plans actions pour le traitement, des relevés d’achat, des rapports environnementaux, des accords et des modalités de transport.
Numéro du dossier : BDC NCC 05

Gestion de l'information

Cette fonction comprend l’orientation et la prestation de services visant à permettre et à promouvoir l’utilisation responsable et sécurisée de l’information et des données tout au long de leur cycle de vie afin de favoriser la prise de décisions efficaces et la responsabilisation, l’efficience et l’efficacité opérationnelles, et de faciliter l’apprentissage et la collaboration.

Gestion du cycle de vie
Description : Information relative aux programmes de gestion de l’information (qu’elle soit institutionnelle, achetée ou acquise), quel qu’en soit le format, tout au long de son cycle de vie. Comprend les activités de description, de stockage et de sécurisation, d’entretien, d’enrichissement, de préservation, de conservation et d’élimination des renseignements et des données.
Types de documents : Peut comprendre des politiques, des normes, des catalogues, des schémas de classification, des descriptions archivistiques, des taxonomies, des plans de dossiers, des documents de préservation, des rapports sur l’état, des calendriers de conservation, des autorisations de disposition, des processus et de la documentation d’élimination, des inventaires et des documents de liaison avec Bibliothèque et Archives Canada.
Numéro du dossier : BDC IM 05

Services de soutien et d’analyse
Description : Information relative à la fourniture d’information, de données, d’analyses et de services de bibliothèque, tels que des conseils, des services d’orientation et de consultations en réponse aux demandes des clients ou à l’appui des fonctions analytiques, de l’accès aux publications et aux données, de l’architecture de l’information d’entreprise et des services de métadonnées, de la science des données, de la maîtrise des données, de l’analyse et de l’analyse des données, du soutien à la recherche et à la référence, du soutien aux applications et aux outils opérationnels et de valorisation des données et gouvernance.
Types de documents : Peut inclure des formulaires de demande remplis, des évaluations des besoins des clients, des ressources d’apprentissage, des guides de formation, des pratiques exemplaires, des conditions d’utilisation, un cadre de qualité des données, un programme de maîtrise des données, de la correspondance, des méthodes de mesures et des mesures de la satisfaction de la clientèle.
Numéro du dossier : BDC IM 10

Gestion des biens matériels

Cette fonction comprend l’acquisition, la gestion, l’entretien et la disposition de biens matériels tels que des biens immobiliers, de l’équipement, du matériel et des œuvres d’art.

Gestion du matériel
Description : Dossiers sur la gestion durable et responsable sur le plan financier des biens meubles de la Banque (à l’exclusion de l’argent et des dossiers), notamment le mobilier, l’équipement, les fournitures, les véhicules, les œuvres d'art et tout autre matériel dont la Banque se sert ou dont elle fait l’acquisition pour permettre une mise en œuvre efficace de ses programmes et services. Comprend l’entretien et l’inspection des systèmes et de l’équipement réglementés conformément à la législation.
Types de documents : Peut inclure des inventaires, des plans, des listes de prix, des évaluations et des relevés d’évaluation, des polices d’assurance, des licences, des rapports d’état, des calendriers d’entretien et des rapports d’inspection, des documents sur la réparation et l’élimination.
Numéro du dossier : BDC PAM 05

Gestion immobilière
Description : Documents liés à l’acquisition et à la cession de terrains et d’immeubles appartenant à la Banque, y compris les plans, les dessins, la conception, la construction, les principaux plans et besoins actuels et futurs, dont les plans d’agrandissement, l’attribution des espaces de travail, l’offre de locaux et la vente de propriétés. Les documents portent notamment sur les projets patrimoniaux et les rénovations majeures au siège social de la Banque.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports d’inspection de bâtiment, de plans et de dessins.
Numéro du dossier : BDC PAM 10

Gestion des locaux
Description : Information relative à la gestion de l’espace physique, y compris l’aménagement intérieur et extérieur, le déménagement des bureaux et les activités d’entreposage, afin de s’assurer que l’espace est utilisé de manière appropriée.
Types de documents : Peut inclure des études d’attribution de l’espace, des concepts d'aménagement des bureaux, l’attribution de l’espace aux employés, des données et des rapports sur l’utilisation de l’espace et des ressources connexes.
Numéro du dossier : BDC PAM 15

Base de données de gestion des installations
Description : Ce fichier renferme les renseignements utilisés pour soutenir la gestion de la répartition des locaux et des ressources connexes, soit les noms, les numéros d’identification, le statut professionnel et le niveau de poste des employés ainsi que le numéro de leur carte d’accès.
Catégorie de personnes : Les employés de la Banque du Canada et les entrepreneurs.
But : Aider la Banque à gérer la répartition des locaux.
Usages compatibles : Ce fichier sert à l’affectation des locaux et à l’attribution de matériel connexe, comme l’ameublement et les téléphones.
Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés pendant une période maximale de six mois après le départ de l’employé, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC PAM 15
Enregistrement (SCT) : 004236
Numéro de fichier : BDC PPE 819

Gestion financière

Cette fonction comprend la gestion efficace des opérations financières pour fournir une comptabilité et une présentation d’information rigoureuses au nom de la Banque et les parties qui lui sont liées.

Comptabilité
Description : Information relative à la comptabilisation de toutes les opérations financières (actifs financiers, passifs financiers, comptes créditeurs/débiteurs, paie, etc.), aux contrôles comptables, aux rapports financiers et à l’analyse.
Types de documents : Peut inclure des factures, des pièces justificatives, des bons de commande, des demandes de remboursement de dépenses, des états financiers, des rapports et des analyses de gestion financière, des chèques, des codes de compte, des journaux de caisse-recettes, des recouvrements de coûts, des documents sur la taxe sur les produits et services, des remises d’impôts, des droits et des tarifs, de l'information sur la petite caisse, sur des paiements, des taxes, sur l’affectation des ressources, sur le contrôle du passif et des revenus, des grands livres, des affectations et des transferts, ainsi que des politiques et méthodes comptables.
Numéro du dossier : BDC FIN 05

Comptes fournisseurs et débiteurs
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant des personnes recevant des paiements de la part de la Banque et des personnes versant des paiements à la Banque. Ces paiements peuvent être versés par chèque, en espèces ou par voie électronique. Ils peuvent se rapporter à ce qui suit : remboursements de frais de voyage et d’hébergement, frais de scolarité, paiements de programmes, indemnités d’isolement, droits d’adhésion, bourses, paiements à titre gracieux, remboursements de paiements en trop, paiements de biens ou de services, y compris les produits promotionnels de la Banque (publications, souvenirs, etc.), loyers et droits d’auteur. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro de certificat du statut d’Indien, des renseignements financiers, des renseignements de carte de crédit, la nature de la dépense, de la demande de remboursement ou de la remise, le numéro d’identification de l’employé, d’autres numéros d’identification, la signature et le numéro d’assurance sociale (NAS).
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque et membres du grand public.
But : Les renseignements personnels servent à permettre le règlement d’indemnités et de versements se rapportant à des dépenses, des frais, des demandes de remboursement et d’autres versements hors paye, ainsi que le recouvrement de sommes dues à la Banque pour des biens ou services. Le NAS est consigné conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu et peut servir à produire différents relevés de revenu ou d’autres rapports. Le numéro de certificat du statut d’Indien est recueilli aux fins de l’application de l’article 87 de la Loi sur les Indiens et des exemptions au point de vente accordées aux Premières Nations de l’Ontario.
Usages compatibles : Des renseignements peuvent être transmis à des institutions financières à des fins transactionnelles. Dans certains cas, le NAS et d’autres renseignements sont communiqués à l’Agence du revenu du Canada et à Revenu Québec et servent à la comparaison de données. Voir les fichiers de renseignements personnels (FRP) institutionnels : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers – ARC PPU 005; Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH – ARC PPU 241; Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme – ARC PPU 223; Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation – ARC PPU 177; Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH – ARC PPU 092; Crédit pour taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH) – ARC PPU 140; Vérification et examen de la TPS/TVH – ARC PPU 430; Programme des retenues d’impôt des non-résidents, Partie XIII – ARC PPU 094. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour la production de rapports financiers ou d’évaluation de programmes. Les frais de voyage et dépenses d’hébergement engagés par des membres du Conseil de direction de la Banque sont divulgués proactivement dans le site Web de l’institution.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pendant sept ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC FIN 05
Numéro de fichier : BDC PPU 083

Autorisations
Description : Documents visant à s’assurer que les dirigeants ou représentants appropriés de la Banque se sont vu accorder des pouvoirs explicites pour engager la Banque dans un plan d’action ou un accord exécutoire.
Types de documents : Peut comprendre les autorisations de signature, la correspondance, les circulaires et le cadre de décision lié aux transactions financières.
Numéro du dossier : BDC FIN 10

Établissement du budget et suivi
Description : Information relative à l’utilisation prévue des ressources financières annuelles. Elle comprend également de l’information sur la surveillance du rendement par rapport aux budgets et aux prévisions, à l’échelle de la Banque, de la division et du département.
Types de documents : Peut inclure des présentations budgétaires, des plans de travail, des analyses de rentabilisation d’initiatives stratégiques, des approbations de budgets par le Conseil d’administration, des rapports sur la gestion financière et la santé des projets.
Numéro du dossier : BDC FIN 15 

Appel d’offres et approvisionnement
Description : Comprend des dossiers concernant le processus d’approvisionnement et de passation de contrats afin d’obtenir des biens et services conformément à un accord conclu entre une autorité contractante au sein de la Banque et un particulier ou une entreprise. Les dossiers peuvent inclure des renseignements sur la détermination des biens ou des services à acquérir, la sélection de la démarche la plus efficace en matière d’approvisionnement, les appels d'offres, les processus et procédures d’élaboration et d’approbation des contrats, y compris les négociations contractuelles en collaboration avec les Services juridiques de la Banque, les risques provenant de tiers, l’entretien final avec les soumissionnaires non retenus et les évaluations des fournisseurs.
Types de documents : Peut inclure des propositions (demandes de propositions, demandes de renseignements), des documents d’invitation à soumissionner ou d’appel d’offres, des devis, des demandes d’achat, des études de faisabilité, des critères d’attribution, des exigences d’approbation, des justifications de fournisseur unique, des offres à commandes, des évaluations de fournisseurs, des évaluations des risques, des curriculum vitae, des formulaires d’entente d’achat et de la correspondance avec les titulaires de carte.
Numéro du dossier : BDC FIN 20 

Gouvernance de la Banque

Cette fonction comprend la gouvernance, l’orientation stratégique et les activités de la haute direction de la Banque dans l’ensemble de ses fonctions, afin que les responsabilités soient claires et que les objectifs soient atteints.

Gestion de la continuité
Description : Information liée à la planification et à la gestion de la continuité des activités, soit les mesures prévoyant l’accessibilité continue et la reprise des services en cas de menace, de catastrophe ou de situation d’urgence. Le programme COOP énonce et sert à coordonner les efforts du personnel de la Banque et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétablies pour garantir que la Banque puisse poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.
Types de documents : Peut comprendre ce qui suit des plans de reprise des activités en cas d’urgence ou de catastrophe, des procédures de sauvegarde du réseau ou des données, des ressources d’urgence et de reprise des activités, des procédures d’évacuation en cas d’urgence, des ententes sur les niveaux de service, des politiques sur les dossiers essentiels, des procédures de notification en cas d’urgence destinées aux équipes d’intervention, au personnel de l’institution, à la Haute Direction, ainsi qu’aux organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, des procédures d’activation des plans, des documents relatifs aux installations de la Banque, des liste des personnes avec qui communiquer en cas d’urgence, des procédures détaillées relatives à la reprise des activités, au rétablissement et à la remise à neuf, et des procédures relatives aux relations avec les médias.
Numéro du dossier : BDC CG 05

Continuité des opérations (COOP)
Description : Ce fichier renferme des renseignements contenus dans le Programme de continuité des opérations (programme COOP) de la Banque. Ce programme est mis en place par la Banque pour permettre l’accessibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels au fonctionnement efficace du système financier canadien, à la santé, à la sécurité ainsi qu’au bien-être économique des Canadiennes et Canadiens. Les renseignements personnels peuvent comprendre les noms et coordonnées personnelles d’employés de la Banque du Canada qui font partie de l’Équipe COOP et de l’Équipe de gestion des interventions de la Banque du Canada, ainsi que des renseignements de même nature permettant de communiquer avec les cadres supérieurs, les membres de la Haute Direction et les locataires qui ont accès aux installations de la Banque. Le fichier renferme aussi les noms et numéros d’urgence des fournisseurs de services d’intervention et de reprise après sinistre et d’autres types de services, en plus de ceux de responsables d’organisations internationales, fédérales, provinciales et municipales avec lesquels la Banque pourrait communiquer afin d’obtenir de l’aide en situation d’urgence. Tous les membres du personnel peuvent choisir de fournir leurs coordonnées personnelles pour les besoins de ce programme. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut recueillir des renseignements précis sur la santé de ses employés (actuels et nouveaux), des personnes qui lui sont liées par contrat, des membres du Conseil d’administration, des locataires et visiteurs qui ont accès à ses installations, de ses fournisseurs et de ses prestataires de service.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada (actuels et nouveaux), personnes liées à la Banque par contrat, membres du Conseil d’administration, locataires et visiteurs qui ont accès aux installations de la Banque (y compris des membres du grand public), responsables des mesures d’urgence, fournisseurs, les fournisseurs de services, les contacts d’affaires.
But : La Banque conserve ces renseignements pour être en mesure de communiquer avec les personnes appropriées qui ont la responsabilité d’intervenir en cas d’interruption des activités courantes. Des renseignements médicaux personnels précis sont recueillis en vertu de la Loi sur la Banque du Canada et du Code canadien du travail, dans des circonstances exceptionnelles liées à la santé et à la sécurité publiques, afin de protéger la santé des employés de la Banque et des Canadiennes et Canadiens.
Usages compatibles : Ces renseignements personnels peuvent être transmis, selon les besoins, à d’autres institutions fédérales, aux services de police et d’incendie, ainsi qu’à d’autres services d’intervention en situation d’urgence et aux organismes de santé, au besoin. Ces renseignements peuvent aussi être fournis à des tiers délégués par la Banque du Canada qui les utiliseront à des fins d’évaluation et d’audit. Ils peuvent également être utilisés ou transmis au sein de la Banque à des fins liées aux relations avec les employés ou à la santé et sécurité au travail (PIB BDC PPE 831). Des données agrégées peuvent être utilisées pour produire des rapports à l’intention des cadres supérieurs au sujet de l’exécution des plans COOP de la Banque.
Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs au programme COOP qui renferment les coordonnées sont mis à jour au besoin, et les renseignements périmés sont remplacés. Pour la durée du programme, les renseignements sont conservés pendant deux ans après le remplacement des données périmées. Les documents contenant des renseignements sur la santé sont conservés pendant deux ans après la fin des circonstances exceptionnelles invoquées. Le cas échéant, certains renseignements liés à la santé et à la sécurité publiques seront traités comme transitoires et ne seront pas conservés pendant toute la période de conservation de deux ans. La période de conservation de tiers peut différer de celle de la Banque.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC CG 05
Enregistrement (SCT) : 20110263
Numéro de fichier : BDC PPU 060

Coopération et liaison
Description : Documents liés aux activités de liaison qui englobent l’échange d’information, les avis courants, les demandes de renseignements et les relations aux niveaux fédéral, provincial, intergouvernemental et international, ainsi qu’avec d’autres banques centrales. Il peut également s’agir de documents liés aux visites et aux relations parlementaires, à la coordination des programmes touchant les délégations et les visiteurs de l’étranger, à l'aide technique, à la facilitation de l’échange d’information dans des domaines d’intérêt commun, à la mise en commun des connaissances, du savoir-faire et des pratiques exemplaires, au renforcement ou à l’établissement de partenariats et à la création de nouveaux réseaux.
Types de documents : Peut comprendre de la correspondance, des résumés, des actes de symposiums, de tables rondes et de colloques, et des documents sur les activités de consultation.
Numéro du dossier : BDC CG 10

Planification et préparation des rapports
Description : Information relative à la planification stratégique et à la préparation et à l’achèvement des rapports institutionnels. Cela comprend de l’information sur l’élaboration, l’évaluation, le maintien, l’établissement des priorités et la mise en œuvre de plans visant à atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation. Comprend aussi des documents sur la préparation et la finalisation des rapports institutionnels, comme les rapports annuels et trimestriels, les rapports d’audit et les rapports de progrès. Il s’agit notamment des états financiers vérifiés pour rendre compte de la situation financière et des résultats de l’exploitation de la Banque du Canada et de ses entités. Comprend également les activités de la Banque en matière de changements climatiques.
Types de documents : Il peut s’agir de plans stratégiques de la Banque, de rapports d’activité semestriels de l’institution, de plans de travail annuels, d’états financiers audités, de rapports d’audit externe, de rapports annuels et trimestriels, de rapports relatifs au climat et d’autres documents qui seront publiés sur le site Web externe de la Banque.
Numéro du dossier : BDC CG 15

Risques d'entreprise
Description : Documents liés à l'identification, l’évaluation et la gestion des risques à l’échelle de la Banque afin de réduire au minimum les menaces qui pèsent sur elle.
Types de documents : Peut inclure des politiques et des cadres de gestion des risques, des déclarations sur l'appétit pour le risque et la tolérance au risque, des rapports annuels et trimestriels sur les risques et des évaluations des risques connexes (versions finale et provisoire avec mesures).
Numéro du dossier : BDC CG 20

Comités de gouvernance
Description : Documents liés à la participation de la Banque à divers comités, réunions et groupes de travail internes et externes s’articulant autour de l’orientation stratégique et de la gouvernance de la Banque, notamment le Conseil de direction institutionnelle, le Conseil d'administration et ses comités. Cela comprend une fonction d’examen de certaines des décisions d’application de la loi par la Banque en vertu de la Loi sur les activités de paiement de détail (LAAPD).
Types de documents : Peut inclure des ordres du jour, des procès-verbaux, des résumés de délibérations, des mandats, des comptes rendus de décisions, de la correspondance, des discours (et des webdiffusions connexes de discours, de conférences de presse et de questions-réponses avec l’auditoire), des renseignements sur les membres et des examens de décisions rendues en vertu de la LAAPD pour publication.
Numéro du dossier : BDC CG 25

Membres de conseils d’administration, de comités et de conseils

Politiques de gouvernance
Description : Documents liés à la création, à la gestion et à la mise en œuvre de politiques, de directives et de lignes directrices, ainsi que d’instructions pour appuyer la gouvernance institutionnelle de la Banque et protéger celle-ci contre les risques stratégiques, financiers et opérationnels.
Types de documents : Peut inclure le Code de conduite et d’éthique, les politiques de conformité, les politiques de risque et les procédures pour soutenir les dirigeants.
Numéro du dossier : BDC CG 30

Juridique

Cette fonction comprend des dossiers sur les activités qui permettent à la Banque de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à ses politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Services-conseils
Description : Documents liés à la prestation de conseils juridiques, des directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de lignes directrices, de l'aide en matière de détermination, d’atténuation et de gestion des risques de nature juridique, des ressources de soutien juridique concernant le respect des normes et des lignes directrices, la représentation des intérêts de la Banque dans le contexte de litiges.
Types de documents : Peut inclure des avis juridiques, des documents de travail, de la correspondance, des exemplaires des lois adoptées, des dossiers portant sur les consultations menées avec d’autres institutions fédérales, des calendriers, des documents parlementaires, des questions écrites et des cahiers d’information.
Numéro du dossier : BDC LEG 05

Conformité
Description : Information relative à la conformité à diverses politiques et lois, y compris en matière d'accès à l’information, de protection des renseignements personnels, de divulgation d’actes répréhensibles et du Code de conduite professionnelle et d’éthique. Comprend le traitement des demandes d’information informelles et officielles, la gestion des déclarations de conflits d’intérêts, le traitement des manquements présumés et des allégations d’actes répréhensibles, la préparation de rapports et de mises à jour, la prestation de conseils sur l’identification, l’atténuation et la gestion des risques d’atteinte à la vie privée et de conduite, et la formation des employés. De plus, contient la façon de répondre aux plaintes et aux enquêtes de divers organismes de surveillance, tels que le Commissariat à l’information du Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada, ainsi qu’à d’autres organismes de réglementation pertinents. Comprend aussi des documents sur la façon de réagir aux atteintes à la vie privée, comme la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination inappropriées ou non autorisées de renseignements personnels. Enfin, il comprend des activités de divulgation proactive et des mises à jour à la page Info Source de la Banque, y compris la mise à jour de divers fichiers de renseignements personnels.
Types de documents : Peut comprendre des demandes de renseignements, des réponses et de la correspondance connexe, des demandes de correction de renseignements personnels, des demandes de renseignements généraux, des dossiers, des rapports (y compris au Parlement), des statistiques, des avis juridiques, des allégations, des recommandations et des enquêtes (y compris des recommandations et des ordonnances réglementaires et judiciaires), des politiques internes, des lignes directrices, des directives et des procédures, des délégations de pouvoirs, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des avis d’atteinte à la vie privée, des dossiers de documents administratifs, des procédures d’examen et des réponses aux divulgations, des résumés d’analyses, des formulaires de certification remplis, des incidents en matière de conflit d’intérêts, des violations du Code de conduite et d’éthique, des confirmations, des mesures de conformité, des résultats et des conséquences.
Numéro du dossier : BDC LEG 10

Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l’information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels, des demandes officieuses, des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d’examen judiciaire, des renseignements sur des consultations effectuées auprès d’autres institutions. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du requérant et ses coordonnées ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont présenté des demandes officielles en vue d’obtenir des renseignements qui relèvent de l’institution.
But : L’information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Au besoin, ces renseignements peuvent également être utilisés lors d’enquêtes par les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, d’audit et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Ces renseignements sont conservés deux ans après la date de leur dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC LEG 10
Enregistrement (SCT) : 20110641
Numéro de fichier : BDC PPU 103

Déclarations de conflits d’intérêts et de manquements au Code
Description : Documents liés à la mise en œuvre du Code de conduite professionnelle et d’éthique et de ses politiques sous-jacentes, ainsi qu’à toute autre question d’éthique. Les demandes de renseignements, les divulgations d’information, les formulaires d’attestation et les renseignements des ententes financières peuvent comporter des incidents potentiels en matière de conflit d’intérêts et des manquements potentiels au Code ou à ses politiques sous-jacentes. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des noms, des renseignements pertinents sur l’emploi, des signatures, des renseignements concernant les activités de négociation personnelles et les transactions financières personnelles, des conflits d’intérêts et manquements, et tout autre document contenant des avis et des renseignements sur les mesures de conformité qui ont été prises.
Catégorie de personnes : Les employés actuels, les anciens employés, les employés détachés et un sous-groupe de consultants de la Banque du Canada et, dans certains cas, les membres de leur famille immédiate et leurs associés.
But : Ces renseignements ont pour but de consigner les processus mis en place par la Banque du Canada pour éviter les conflits d’intérêts, d’enquêter lorsque des manquements au Code ou aux politiques connexes sont signalés, et de consigner toute mesure de conformité prise pour atténuer les problèmes mentionnés ci-dessus ou y remédier.
Usages compatibles : Au besoin, des renseignements peuvent également être communiqués aux Ressources humaines, aux Services juridiques, au Service de sécurité et à d’autres ressources de la Banque pour appuyer les décisions relatives aux mutations, aux enquêtes internes, aux mesures disciplinaires et aux licenciements. Des renseignements peuvent être transmis à des auditeurs pour vérifier le respect des restrictions concernant les transactions financières.
Normes de conservation et de destruction : Pour les employés, les employés détachés et le sous-groupe de consultants, les documents seront conservés pendant cinq ans après la déclaration. Pour le gouverneur et le premier sous-gouverneur, les documents seront conservés pendant dix ans après la déclaration.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC LEG 10
Enregistrement (SCT) : 006397
Numéro de fichier : BDC PPE 813

Renseignements personnels divulgués à des organismes d’enquête fédéraux
Description : Ce fichier a été établi, conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans le but de conserver les copies des demandes de renseignements personnels présentées par des organismes d’enquête fédéraux autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi, aux fins d’exécution des lois du Canada ou d’une province ou dans le cadre d’une enquête légale.
Catégorie de personnes : Personnes qui ont été le sujet d’une demande de renseignements personnels présentée par des organismes d’enquête fédéraux autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
But :Ce fichier a pour but de permettre au Commissaire à la protection de la vie privée d’examiner les communications de renseignements, d’enquêter sur les plaintes et de rapporter toute divulgation abusive. L’utilisation du numéro d’assurance sociale est exigée en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Ce fichier permet de répondre aux demandes de renseignements présentées par des organismes d’enquête fédéraux.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après la réception d’une demande.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC LEG 10
Enregistrement (SCT) : 20110642
Numéro de fichier : BDC PPU 025

Contrats et ententes
Description : Information relative à l’élaboration, à la modification et à la gestion de contrats ou d’ententes au nom de la Banque afin d’assurer la protection de ses intérêts.
Types de documents : Peut inclure des contrats, des ententes, des renonciations, des protocoles d’entente, des modifications, des justifications de contrats à fournisseur unique, des documents de liaison avec les clients et les fournisseurs, des autorisations ou des vérifications de sécurité, des arrangements en matière d’approvisionnement et d’autres documents à l’appui.
Numéro du dossier : BDC LEG 15

Litiges
Description : Renseignements liés à toute action en justice, à toute poursuite, à tout litige ou à toute procédure judiciaire dont la Banque est partie.
Types de documents : Il peut s’agir de dossiers, d'affaires juridiques et de correspondance.
Numéro du dossier : BDC LEG 20

Ressources humaines

Cette fonction couvre le recrutement, le maintien en poste, la rémunération et le perfectionnement du personnel, y compris les activités liées à l’administration des pensions, aux relations avec les employés, à l’application de la loi, ainsi qu’à la coordination des politiques et procédures de santé et de sécurité au travail pour assurer la conformité et réduire au minimum les risques.

Relations avec les employés
Description : Renseignements concernant les relations employeur-employés, y compris les interactions avec les agentes négociatrices ou agents négociateurs (p. ex., administration des conventions collectives). Il peut s’agir de procédures et de dossiers liés aux relations avec les employés ou de travail (p. ex., gestion du rendement, plaintes, résolution de conflits et effets de restructurations).
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages. Il peut aussi s’agir de dossiers sur le rendement, les mesures disciplinaires et les congédiements, les plaintes, les enquêtes, les audiences d’arbitrage, les cotisations syndicales et les griefs.
Numéro du dossier : BDC RH 05

Relations avec les employés et relations de travail
Description : Comprend les dossiers sur les mesures disciplinaires, la médiation, les griefs et les enquêtes sur le harcèlement et la violence au travail. Il s’agit notamment de plaintes, de dossiers d’entrevues, d’analyses de situations, d’avis juridiques, de la correspondance entre l’employé et l’employeur, et de résumés de décisions. Les renseignements recueillis auprès d’une plaignante ou d’un plaignant ne font pas partie de son dossier personnel d’employé.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, entrepreneuses, entrepreneurs, visiteuses et visiteurs.
But : Évaluer et régler les questions concernant les relations avec les employés et de travail, déterminer les mesures correctives appropriées et résoudre les griefs à tous les niveaux. Tenir à jour l’information utilisée dans les processus disciplinaires et de grief, ainsi que dans les enquêtes sur le harcèlement et la violence au travail.
Usages compatibles : Planifier et évaluer l’efficacité des processus liés aux relations avec les employés et de travail (p. ex., mesures disciplinaires, griefs, enquêtes). L’évaluation du programme peut nécessiter la combinaison des données du dossier personnel d’un employé (BDC PPE 810). Les avis de mesures disciplinaires peuvent être joints au dossier personnel de l’intimée ou intimé. Les données de base sur les relations avec les employés et de travail peuvent également être consignées dans le dossier personnel d’un employé (BDC PPE 810). Certains renseignements peuvent être communiqués à des responsables de la gestion des incidents ainsi qu’à des tiers, y compris des organismes d’application de la loi, des syndicats et des enquêteurs ou enquêtrices.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 10 ans après la fermeture du dossier, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 05
Enregistrement (SCT) : à déterminer
Numéro de fichier : BDC PPE 835

Équité en matière d’emploi et diversité
Description : Renseignements concernant les programmes et activités qui visent à assurer l’inclusion, et une représentation et une répartition équitables, notamment des femmes, des Autochtones, des personnes en situation de handicap et des membres de minorités visibles et de groupes racisés dans le milieu de travail. Il peut s’agir de dossiers touchant l’analyse de l’effectif, les initiatives d’équité en matière d’emploi, les activités de suivi, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, les modalités de travail flexibles, l’auto-identification et les technologies d’adaptation.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages.
Numéro du dossier : BDC RH 10

Programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion
Description : Comprend les données d’auto-identification fournies volontairement par des candidates et candidats externes et des employés à l’appui du Programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) de la Banque. Les candidates et candidats externes et les employés peuvent s’auto-identifier comme appartenant à des groupes désignés en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (Autochtones, personnes en situation de handicap ou membres de minorités visibles ou de groupes racisés) et déclarer leur genre, ce qui permet de mesurer la représentation et de cerner les obstacles potentiels dans le processus de recrutement. Les employés peuvent également fournir volontairement des renseignements supplémentaires sur leur identité (p. ex., identité raciale ou culturelle, communautés autochtones, langue, type de handicap, personnes 2SLGBTQ+, identité de genre et statut de vétérane ou vétéran), afin d’éclairer les initiatives des RH et de l’organisation visant à favoriser un milieu de travail inclusif et sans obstacle.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada et candidates et candidats à des emplois et à des programmes liés à l’EDI.
But : La Banque doit, au minimum, inviter les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres de minorités visibles ou de groupes racisés à s’auto-identifier. Les données d’auto-identification sont fournies sur une base volontaire pour soutenir le Programme sur l’EDI de la Banque, conformément à la Loi sur l’équité en matière d’emploi, à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi canadienne sur l’accessibilité. Les données concernant les femmes sont obligatoires et recueillies au moment de l’embauche à des fins de production de rapports. Les employés peuvent aussi choisir de fournir volontairement des données d’auto-identification supplémentaires pour soutenir davantage les initiatives d’EDI de la Banque.
Usages compatibles : Le Programme sur l’EDI de la Banque et les initiatives connexes visent à cerner et à réduire de façon mesurable les obstacles à la représentation des groupes désignés dans l’ensemble de l’institution par rapport au marché du travail, tout en donnant un instantané de l’effectif en vue de la production des rapports exigés par la loi, en aidant à corriger la sous-représentation et en permettant de répondre à divers besoins. Les données d’auto-identification peuvent être mises en correspondance avec des renseignements personnels d’employés et de candidates et candidats externes contenus dans d’autres fichiers de renseignements personnels (p. ex., Dossier personnel d’un employé [PPE 810] et Recrutement, immigration et réinstallation [PPU 035]) et d’autres données, pour répondre aux exigences d’évaluation et de production de rapports de la stratégie EDI. Lorsqu’ils sont combinés, ces renseignements sont appelés des données liées à l’EDI. Les données d’auto-identification et liées à l’EDI sont utilisées à des fins statistiques dans la préparation des rapports exigés par la loi (p. ex., rapport annuel au Programme du travail, rapport destiné à Emploi et Développement social Canada [Equi'Vision], rapports institutionnels et rapports d’étape). Ces données sont aussi utilisées pour éclairer l’évaluation et l’élaboration des politiques, des programmes et des pratiques de gestion en matière de ressources humaines qui aident à établir les priorités qui favorisent l’équité des occasions et des résultats, le maintien en poste et l’inclusion. De plus, ces données peuvent être utilisées pour éclairer des décisions opérationnelles et des projets particuliers visant à évaluer l’expérience et les résultats en matière d’emploi, ainsi qu’à cerner et à éliminer les obstacles tout au long du cycle de vie des employés.
Normes de conservation et de destruction : Les candidates et candidats externes et les employés de la Banque peuvent se soustraire au programme et supprimer ou mettre à jour leurs propres données d’auto-identification en tout temps. Sinon, les données d’auto-identification sont conservées pendant 5 ans après le départ d’un employé, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 10
Enregistrement (SCT) : 001942
Numéro de fichier : BDC PPE 817

Santé et sécurité au travail
Description : Renseignements concernant le maintien d’un environnement de travail sain et sûr pour tous les employés. Comprend l’élaboration et le suivi des normes, procédures et autres directives en matière de santé et de sécurité au travail pour la prévention des maladies et des blessures professionnelles, ainsi que tous les documents pertinents liés aux exigences législatives de la Banque en matière de santé et de sécurité.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports et d’évaluations (p. ex., incidents, risques, ergonomie, inspections de sécurité, commission de la sécurité au travail, soins médicaux et mesures d’adaptation), de renseignements sur la formation et les fournitures de premiers soins (p. ex., équipement de protection individuelle, mises en garde, dossiers sur l’exposition à des matières dangereuses) et de documents du Comité de la santé et de la sécurité au travail (p. ex., ordres du jour, procès-verbaux de réunions, comptes rendus de décisions). Il peut aussi s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages.
Numéro du dossier : BDC RH 15

Santé et sécurité des employés
Description : Comprend les dossiers et les documents concernant les congés pour raisons médicales ou les mesures d’adaptation, ainsi que des rapports d’indemnisation pour accident du travail. Comprend également les renseignements à l’appui des activités liées à la santé, au mieux-être et à la sécurité au travail, notamment le programme de mieux-être de la Banque, la prévention des accidents, les évaluations de l’aptitude à reprendre le travail, les évaluations ergonomiques et les plaintes en matière de sécurité.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, entrepreneuses, entrepreneurs, visiteuses et visiteurs.
But : Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour appuyer les demandes de congé d’invalidité et de mesures d’adaptation, ainsi que pour : enquêter sur les blessures au travail et les allégations de conditions de travail dangereuses, administrer les congés et les prestations liées à des blessures ou à des maladies professionnelles, et soutenir les efforts de réadaptation et de retour au travail conformément au Code canadien du travail et au Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail.
Usages compatibles : Planifier et évaluer les programmes de santé, de mieux-être et de sécurité, et favoriser un milieu de travail sain et sûr. L’évaluation du programme peut nécessiter la combinaison des données du dossier personnel d’un employé (PPE 810) et d’autres données. Au besoin, certains renseignements peuvent être communiqués au Comité de la santé et de la sécurité au travail dans le cadre de sa surveillance, à Emploi et Développement social Canada pour les rapports exigés par la loi, et à des tiers fournisseurs de services pour l’administration des services d’assurance et de soutien en milieu de travail. Les données de base sur la santé, le mieux-être et la sécurité au travail peuvent également être consignées dans le dossier personnel d’un employé (PPE 810).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 50 ans après le départ d’un employé de la Banque ou 2 ans après son décès, puis détruits. Les dossiers concernant les premiers soins et l’aptitude physique et psychologique sont conservés pendant 3 ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 15
Enregistrement (SCT) : à déterminer
Numéro de fichier : BDC PPE 830

Recrutement et immigration
Description : Renseignements reçus de candidates ou candidats et d’agences de placement, et communiqués à ceux-ci, concernant le recrutement de personnes à la Banque. Comprend les renseignements liés aux services d’immigration que la Banque fournit à des ressortissantes étrangères ou ressortissants étrangers aux fins d’embauche ou de signature d’un contrat de travail temporaire, ainsi qu’aux services de réinstallation fournis aux nouveaux employés et aux employés actuels. Après l’embauche ou la réinstallation, les renseignements clés sont transférés au dossier de l’employé, qui relève du fichier de renseignements personnels Dossier personnel d’un employé (PPE 810).
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages. Comprend les documents des employés et des personnes candidates externes, comme les candidatures, les profils, les évaluations, les résultats de tests, les listes d’admissibilité, les données de systèmes de demande automatisés ou en ligne et les documents d’immigration à l’appui des permis de travail et de la résidence permanente (p. ex., permis de travail, visas, cartes de résidence permanente).
Numéro du dossier : BDC RH 20

Recrutement, immigration et réinstallation
Description : Comprend les dossiers liés à l’administration des activités de recrutement, notamment les candidatures, les documents d’évaluation et de sélection, la correspondance, les dossiers de réinstallation, dont les dépenses, les demandes de remboursement, les renseignements sur les entreprises de déménagement et d’entreposage, et les dossiers d’immigration à l’appui de l’embauche de ressortissantes étrangères ou de ressortissants étrangers, comme les demandes de permis de travail et les documents relatifs au statut d’immigration.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada et membres du public qui posent leur candidature à un poste à la Banque. Employés qui déménagent ou immigrent ainsi que leur conjointe ou conjoint, leurs enfants ou d’autres personnes à leur charge.
But : Planifier et approuver les décisions relatives à l’embauche, à la réinstallation et à l’immigration des recrues et des employés. Les renseignements sont aussi utilisés pour démontrer la conformité au Programme des travailleurs étrangers temporaires du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés pour évaluer les résultats et les initiatives et en rendre compte, ainsi que pour améliorer les programmes de recrutement et de réinstallation des recrues et des employés. Les données de base sur le recrutement, la réinstallation et l’immigration peuvent être consignées dans le fichier de renseignements personnels Dossier personnel d’un employé (PPE 810). Les données des candidates et candidats externes qui s’auto-identifient sont régies par le fichier de renseignements personnels Programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion (PPE 817). Au besoin, certains renseignements peuvent être communiqués à Emploi et Développement social Canada, comme des renseignements sur les salaires, aux fins de déclaration de conformité en matière d’immigration. Certains renseignements seront communiqués à des tiers fournisseurs de services pour la vérification des attestations d’études et des titres de compétences, ainsi que pour les services liés à la réinstallation et à l’immigration.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers d’immigration et de réinstallation sont conservés pendant 7 ans après la fermeture du dossier, puis détruits. Les candidatures internes et externes sont conservées pendant 5 ans après la fermeture du dossier, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 20
Enregistrement (SCT) : à déterminer
Numéro de fichier : BDC PPU 035

Gestion du talent
Description : Renseignements à l’appui du perfectionnement professionnel, de la gestion du rendement, de la planification de la relève et des effectifs, et de l’aménagement organisationnel. Il peut s’agir de renseignements sur le profil des employés, d’ententes de rendement et d’exigences en matière de bilinguisme, tous utilisés pour la conception, la surveillance et l’évaluation des programmes visant à promouvoir un effectif diversifié, inclusif et compétent.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages. Il peut aussi s’agir de documents sur la carrière, de plans d’apprentissage et de formation, d’évaluations des compétences et du perfectionnement, et d’ententes de rendement.
Numéro du dossier : BDC RH 25

Perfectionnement professionnel des employés
Description : Comprend les dossiers concernant l’achèvement des cours, les résultats, le suivi et la production de rapports associés à l’administration et à la mise en œuvre des projets de formation et de perfectionnement des employés. Comprend également les données nécessaires à la planification, à l’approbation, à l’enregistrement et au suivi de la participation des employés aux activités d’apprentissage (p. ex., programmes de formation et de perfectionnement linguistiques).
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Planifier et approuver la participation des employés aux activités de formation et de perfectionnement, gérer les inscriptions et le paiement des cours, et rendre compte des résultats de la formation pour soutenir le développement des talents. Les renseignements sont aussi utilisés pour démontrer la conformité à la Loi sur les langues officielles.
Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent également être utilisés pour évaluer et améliorer les programmes de formation et de perfectionnement des employés et la planification de carrière. Les données de base sur la gestion du talent, l’apprentissage et la formation peuvent être consignées dans le dossier personnel d’un employé (PPE 810). Au besoin, certains renseignements peuvent être communiqués au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour la production de rapports législatifs et à des tiers fournisseurs de services aux fins d’administration.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de 5 ans après le départ de l’employé, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 25
Enregistrement (SCT) : à déterminer
Numéro de fichier : BDC PPE 825

Rémunération globale
Description : Renseignements concernant les programmes et les activités touchant l’établissement et l’administration de la rémunération, des avantages sociaux et des pensions pour veiller à ce que les employés reçoivent une rémunération équitable pour le travail accompli.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures et de lignes directrices relatives aux avantages sociaux et au régime de pension, d’indicateurs, de tableaux de bord, de rapports et de sondages. Il peut aussi s’agir de renseignements sur les niveaux de poste, les analyses de marché et l’administration de la paye, comme les taux de rémunération, la rémunération au rendement et la rémunération des heures supplémentaires.
Numéro du dossier : BDC RH 30

Dossier personnel d’un employé
Description : Comprend les renseignements personnels de base liés à l’emploi qui font partie du dossier officiel d’un employé de la Banque du Canada et qui sont utilisés pour documenter et administrer la relation d’emploi entre la Banque et ses employés, comme les renseignements biographiques (p. ex., éducation, sexe, âge, coordonnées), le numéro d’assurance sociale et les données liées à l’emploi (p. ex., classification du poste, données sur le poste, mesures liées à l’emploi). Comprend aussi les renseignements administratifs sur le salaire, la paye et les avantages sociaux (p. ex., les services bancaires, la pension, les saisies-arrêts, les retenues, les présences et les congés), les droits à paiement, les cotes de rendement, la rémunération au rendement, les attestations d’assurance et les documents liés aux demandes de congé d’invalidité ou de remplacement du revenu. Comprend également des données non administratives telles que les données de sondages et sur la mobilisation qui permettent d’identifier une personne et qui ne sont accessibles qu’en cas de besoin pour appuyer la planification organisationnelle, la production de rapports et l’évaluation des programmes.
Catégorie de personnes : Employés et retraités actuels et anciens de la Banque du Canada.
But : Tenir un registre officiel concernant l’emploi d’une personne à la Banque du Canada et soutenir l’administration des ressources humaines tout au long du cycle de vie de l’employé jusqu’à l’exécution des obligations postérieures à l’emploi. Ces renseignements servent à approuver et à administrer la paye. L’évaluation du programme peut nécessiter la combinaison de données du fichier de renseignements personnels Programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion (PPE 817) et d’autres données. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour satisfaire aux exigences des ordonnances de saisie-arrêt reçues en vertu de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions. Lorsqu’il est recueilli, le numéro d’assurance sociale peut être conservé dans ce dossier et utilisé conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu, à la Loi sur l’assurance-emploi et, le cas échéant, à la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales et à ses règlements.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels, y compris les données de sondages, et dans d’autres fichiers de renseignements personnels des RH peuvent être combinés, selon les mesures de protection établies, avec le dossier d’un employé pour appuyer la planification organisationnelle, la production de rapports, les audits et l’évaluation de programmes. Les renseignements personnels des employés peuvent être communiqués à l’interne dans l’ensemble des fonctions de la Banque, si nécessaire, aux personnes qui occupent certains postes et selon le principe du besoin de savoir, pour soutenir les activités liées à l’emploi, aux opérations, à la sécurité, au droit, aux finances et à la gouvernance associées à l’emploi à la Banque. À la suite de cette communication de renseignements, des avis de décision liés à d’autres processus décisionnels peuvent être joints au dossier d’un employé. Le fichier sert aussi à l’audit et à la conciliation des comptes relatifs à la paye (p. ex., rémunération et droits à paiement des employés), et à étayer le recouvrement des paiements effectués en trop et des dettes envers la Couronne. Au besoin, certains renseignements peuvent être communiqués à des tiers fournisseurs de services pour l’administration des pensions et des avantages sociaux.
Normes de conservation et de destruction : Le dossier personnel d’un employé est conservé tant que la personne est à l’emploi de la Banque ou reste admissible à des prestations de retraite ou à des prestations au survivant. Une fois que l’admissibilité aux prestations de retraite ou aux prestations au survivant a pris fin, le dossier est conservé jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 80 ans, ou jusqu’à 2 ans après son décès, à condition que 2 ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative, puis détruits. Les demandes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée sont conservées pendant 16 ans après a) la fin de la demande ou b) la dernière utilisation à des fins administratives, puis détruites. Les renseignements sur l’adhésion aux avantages sociaux sont conservés pendant 16 ans après a) la cessation d’emploi ou b) la dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits. Les renseignements sur la saisie-arrêt sont conservés pendant 7 ans après que l’ordonnance de saisie-arrêt n’est plus en vigueur, puis détruits. Les documents sur le rendement et les résultats sont conservés pendant 10 ans, puis détruits. Les renseignements recueillis auprès du personnel et les renseignements sur la reconnaissance sont conservés pendant 5 ans, puis détruits. Les lettres concernant des mesures disciplinaires sont conservées pendant 2 ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC RH 30
Enregistrement (SCT) : à déterminer
Numéro de fichier : BDC PPE 810

Sécurité

Cette fonction comprend la gestion et la mise en œuvre de politiques et de mesures appropriées pour protéger les actifs de la Banque (physiques, personnels, informationnels et technologiques).

Contrôle des accès
Description : Information relative aux mesures électroniques et physiques mises en place pour assurer un accès approprié aux employés, aux invités et aux clients autorisés afin de protéger les actifs de la Banque.
Types de documents : Peut inclure des demandes d’accès numérique ou physique, des formulaires d’accès et de programmation remplis, des formulaires d’inscription des visiteurs et des comptes et ententes d’abonné.
Numéro du dossier : BDC SEC 05

Identification et contrôle de l’accès
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant l’administration des contrôles de l’accès aux installations, aux réseaux et aux zones d’accès restreint de la Banque, notamment les laissez-passer temporaires pour les employés, les locataires, les entrepreneurs et les visiteurs, et les registres de contrôle d’accès. Cela comprend les laissez-passer pour les employés permanents et temporaires, les locataires, les entrepreneurs et les visiteurs, ainsi que les journaux de contrôle d’accès. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom de l’employeur, le titre de poste (pour les visiteurs), les photographies et les signes distinctifs des personnes, y compris les données biométriques, les signatures et les numéros de carte d’accès.
Catégorie de personnes : Employés, visiteurs et personnes en affectation à la Banque ou personnels contractuels qui ont besoin d’accéder aux installations ou réseaux de la Banque, ainsi que locataires des installations de la Banque.
But : Ce fichier a pour but de conserver les renseignements se rapportant à la délivrance, à l’utilisation et à l’annulation des cartes d’identité et des dispositifs d’accès aux immeubles et aux réseaux, ainsi que de contribuer à protéger les installations et réseaux de la Banque et de veiller à la sécurité des personnes et des biens.
Usages compatibles : Avec le consentement de la personne en cause, les photographies et les signatures conservées en dossier peuvent être utilisées à des fins de confirmation d’identité dans le cadre d’une enquête de sécurité pour autoriser l’accès aux installations, réseaux et applications. La base de données des cartes d’identité et des laissez-passer contient les heures d’entrée et de sortie des personnes. Ces renseignements servent à favoriser le respect des politiques de la Banque et l’évaluation des programmes, et peuvent à cette fin être combinés à d’autres renseignements sur les employés. Ils peuvent aussi être utilisés en cas d’incidents liés à la sécurité, comme des vols ou des situations d’urgence. Dans de telles circonstances, l’information peut être communiquée aux autorités policières et au personnel d’urgence.
Normes de conservation et de destruction : Tous les documents sont conservés pendant une période de cinq ans après la date du dernier accès de la personne aux réseaux ou installations de la Banque, puis détruits, sauf les documents renfermant les données biométriques, qui sont conservés pendant une période de deux ans après que la personne n’ait plus besoin d’accéder aux installations ou aux zones d’accès restreint de la Banque.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 05
Enregistrement (SCT) : 20110645
Numéro de fichier : BDC PPU 113

Information sur les abonnés de l’infrastructure à clés publiques
Description : Ce fichier contient des données sur les abonnés réunies par l’autorité de certification de l’infrastructure à clés publiques de la Banque du Canada. Cette autorité est une entité interne responsable de la délivrance, de la signature, de la gestion et de la révocation des certificats numériques. Les certificats numériques servent à garantir l’identité électronique des abonnés. Chacun contient généralement le nom de l’usager et une clé publique. Les particuliers qui désirent s’abonner à l’infrastructure à clés publiques de la Banque doivent fournir certaines informations et pièces d’identité : leurs nom et prénom ainsi que des photocopies de leur passeport, certificat de naissance, permis de conduire, carte d’employé spécifique à un service, carte d’assurance-maladie ou certificat de mariage.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, entrepreneurs, partenaires commerciaux et membres du public.
But : Appuyer la Banque en offrant des services de sécurisation des transactions par Internet. Ces services comprennent le chiffrement et l’authentification des données ainsi que les services de signature numérique.
Usages compatibles : Les données réunies par l’autorité de certification ne sont utilisées que pour la délivrance des certificats numériques, l’inscription des abonnés et la vérification de leur identité.
Normes de conservation et de destruction : Les clés privées de déchiffrement stockées par l’autorité de certification n’ont aucune date d’expiration et sont conservées indéfiniment. Les données relatives à l’audit, les ententes et les déclarations signées par l’abonné ainsi que les informations et les pièces d’identité sont conservées au moins sept ans après l’expiration d’un certificat, après quoi elles sont détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 05
Enregistrement (SCT) : 005156
Numéro de fichier : BDC PPU 050

Gestion des incidents
Description : Documents liés à la surveillance et à l’évaluation des événements ou les incidents de sécurité détectés ou aux enquêtes sur ceux‑ci qui signalent une menace à la sécurité des actifs de la Banque (matériel, personnel, information ou technologies de l’information).
Types de documents : Peut inclure des rapports de surveillance, d’évaluation et d’enquête, des enregistrements de vidéosurveillance, des stratégies d’atténuation et des recommandations.
Numéro du dossier : BDC SEC 10

Incidents liés à la sécurité
Description : Ce fichier renferme de l’information sur la sécurité des installations, des données administratives et des infrastructures techniques, notamment les plaintes relatives à la sécurité, les infractions, les atteintes à la vie privée, la violence en milieu de travail, le vol, la fraude, le vandalisme, les dommages accidentels, les urgences et la montée des menaces, et les menaces à l’encontre des intérêts du Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé, ses coordonnées, ses signes distinctifs, son numéro d’identification personnel et ses renseignements personnels, des données sur des poursuites pénales ou des enquêtes, des renseignements financiers, de même que des avis et des points de vue de personnes ou à propos de personnes, et des signatures.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque et autres personnes touchées par des incidents de sécurité.
But : Les renseignements personnels sont recueillis pour documenter et instruire les incidents de sécurité, cerner les vulnérabilités et réduire le risque de la survenue de situations identiques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués aux entités suivantes : le bureau de la sécurité du département, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du département, l’autorité compétente chargée de l’application de la loi dans le cas des incidents soupçonnés d’être des infractions criminelles, le Bureau du Conseil privé dans le cas des incidents impliquant la compromission de documents confidentiels du Cabinet, le Service canadien du renseignement de sécurité dans le cas d’incidents comportant des menaces contre l’intérêt national, le Bureau de la protection des infrastructures essentielles et de la protection civile pour les incidents et les menaces touchant la disponibilité des biens et des services essentiels, le comité de santé et de sécurité et les agents de santé et de sécurité nommés en vertu du Code canadien du travail pour les incidents qui peuvent être considérés comme une « situation comportant des risques » ou qui entraînent des blessures chez un employé, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour les incidents qui ont une incidence sur les activités gouvernementales ou qui pourraient nécessiter des révisions des normes opérationnelles ou de la documentation technique. Les atteintes à la vie privée peuvent être rapportées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Des renseignements peuvent également être communiqués aux représentants des Ressources humaines, selon les besoins, pour déterminer les mesures appropriées et instruire les enquêtes et décisions sur les mesures. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour l’évaluation de programmes.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pendant sept ans, après quoi ils sont détruits. Les documents concernant des incidents relatifs à la protection des renseignements personnels qui sont sans rapport avec un incident de sécurité et qui ne font pas l’objet d’une enquête sont conservés pendant deux ans.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 10
Enregistrement (SCT) : 20140042
Numéro de fichier : BDC PPU 123

Surveillance vidéo
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo captés par les caméras de télévision en circuit fermé situées dans le périmètre ou à l’intérieur des édifices et des installations exploités par la Banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent des images enregistrées.
Catégorie de personnes : Toute personne se trouvant à l’intérieur du champ d’enregistrement des caméras de surveillance. But : Les renseignements sont utilisés pour accroître la sécurité des installations de la Banque, des personnes qui les occupent et des biens qui s’y trouvent. La surveillance vidéo est parfois effectuée en temps réel, ou des enregistrements peuvent être utilisés pour enquêter sur des événements passés, des incidents liés à la sécurité ou des situations d’urgence.
Usages compatibles : Les enregistrements indiquent les heures d’entrée et de sortie des personnes, et peuvent être utilisés en cas d’incidents liés à la sécurité comme des vols ou des situations d’urgence. Dans de telles circonstances, l’information peut être communiquée aux autorités policières et au personnel d’urgence. Les enregistrements vidéo qui prouvent l’existence d’activités illicites, d’actes d’inconduite ou d’accidents peuvent être divulgués aux représentants de la Banque, aux organismes d’application de la loi ou aux organismes d’enquête qui ont compétence en la matière et qui pourront effectuer un examen plus poussé, porter des accusations ou imposer des mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Les enregistrements vidéo sont conservés pendant 180 jours avant que les supports ne soient réutilisés. Pour les zones de haute sécurité, les enregistrements vidéo sont conservés au plus 365 jours avant que les supports ne soient réutilisés. Si ces enregistrements doivent être utilisés dans le cadre d’une enquête, ils sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 10
Enregistrement (SCT) : 20110640
Numéro de fichier : BDC PPU 118

Évaluation et supervision de la sécurité et conseils en la matière
Description : Documents liés à l’évaluation des installations, des systèmes, des réseaux, de l’équipement et des autres biens conformément aux exigences opérationnelles et réglementaires pour assurer la conformité aux normes, politiques, protocoles et exigences législatives.
Types de documents : Peut inclure des évaluations des menaces et des risques (physiques et cybernétiques), des rapports de surveillance et des avis de sécurité, des notes d’information sur la sécurité, des énoncés de sensibilité, des analyses de vulnérabilité, du matériel de sensibilisation et de formation en matière de sécurité, des inspections, des rapports et des sondages.
Numéro du dossier : BDC SEC 15

Services de protection et d'enquêtes de sécurité
Description : Ce fichier décrit l’information se rapportant à la protection d’employés particuliers et/ou de membres de leur famille immédiate et aux services d'enquêtes de sécurité.
Types de documents : Peut inclure des demandes de clients, des formulaires remplis, des questionnaires, des évaluations et des profils de personnel.
Numéro du dossier : BDC SEC 20

Protection individuelle
Description : Ce fichier décrit l’information se rapportant à la protection d’employés particuliers et/ou de membres de leur famille immédiate. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom, date de naissance, coordonnées, signalement, renseignements médicaux, numéros d’identification (comme le numéro d’identification de l’employé), numéro de passeport ou de permis de conduire, renseignements financiers et renseignements sur les véhicules personnels.
Catégorie de personnes : Employés particuliers de la Banque et membres de leur famille immédiate.
But : Recueillir des renseignements essentiels susceptibles d’aider les services de police ou les responsables de la Banque du Canada si la personne pour laquelle le profil a été créé se trouve dans une situation d’urgence.
Usages compatibles : Certains renseignements peuvent être transmis à des organismes d’application de la loi dans le cadre d’enquêtes.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements seront conservés deux ans après le départ de l’employé, puis seront détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 20
Enregistrement (SCT) : 20110644
Numéro de fichier : BDC PPE 845

Vérifications de fiabilité et autorisations de sécurité
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant les vérifications de fiabilité et les évaluations de sécurité des personnes travaillant à la Banque du Canada ou qui y postulent un emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre les éléments suivants : numéro d’identification personnel de l’employé, formulaires d’empreintes digitales, résultats des vérifications d’existence de casiers judiciaires et/ou des vérifications d’empreintes digitales de la Gendarmerie royale du Canada, rapports d’enquête de solvabilité, formules de demande de délivrance de carte d’accès, coordonnées, évaluations de la personnalité, citoyenneté, date de naissance, renseignements sur les études, signes distinctifs, lieu de naissance, signature et renseignements sur les emplois précédents. En outre, on y trouve des exemplaires remplis des questionnaires intitulés Cote de sécurité du personnel et Évaluation de sécurité, des résumés d’enquêtes et de vérifications de dossiers effectuées par le Service canadien du renseignement de sécurité, des exemplaires remplis de la formule Demande d’enquête de sécurité sur le personnel et autorisation du gouvernement canadien, des comptes rendus des instructions données à l’employé concernant l’autorisation de sécurité qui lui est attribuée et d’autres documents permettant de confirmer l’identité. Le fichier peut également contenir des renseignements personnels sur les membres de la famille immédiate, dont le nom, les coordonnées, la date de naissance, la date du décès (s'il y a lieu) et le lien avec le postulant.
Catégorie de personnes : Tous les employés actuels et anciens de la Banque du, les contractuels, le personnel chargé d’effectuer des réparations et les travailleurs de la construction qui doivent avoir temporairement accès aux immeubles de l’institution, et les étudiants.
But : Les renseignements personnels sont recueillis à l’appui des vérifications de fiabilité et des autorisations de sécurité. Le fichier sert aussi à consigner les renseignements qui servent à déterminer la cote de sécurité appropriée pour les employés qui doivent, en raison de leurs fonctions, recevoir une autorisation de sécurité.
Usages compatibles : Certains renseignements peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada et au Service canadien du renseignement de sécurité afin que soient effectuées les vérifications requises. Les avis de cote de sécurité peuvent être versés au dossier personnel de l’employé - fichier PPE 810.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de cinq ans après le départ de l’employé, puis détruits. Les documents concernant les contractuels sont conservés cinq ans après leur départ de la Banque, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC SEC 20
Enregistrement (SCT) : 002216
Numéro de fichier : BDC PPE 816

Politiques et procédures de sécurité
Description : Comprend les documents liés à l’élaboration, à l’établissement et à la mise à jour de politiques, de directives, de normes et de lignes directrices en matière de sécurité servant à faire en sorte que le personnel, l’information, les biens matériels et les services soient protégés et que les risques pour la sécurité soient gérés et atténués.
Types de documents : Il s’agit notamment de la Politique de sécurité de la Banque, ainsi que des lignes directrices et des processus et procédures de sécurité connexes, sans oublier les manuels de formation en matière de sécurité.
Numéro du dossier : BDC SEC 25

Technologie

Cette fonction comprend l’acquisition, la prestation et la gestion de services et d’environnements de technologie de l’information normalisés qui offrent des technologies pour rehausser la valeur des opérations.

Acquisitions et gestion du système
Description : Information relative à la planification de l’acquisition de solutions technologiques et à l’entretien des systèmes, des applications, des serveurs et des réseaux existants, y compris les processus de mise à jour, d’essai, de soutien et de mise hors service.
Types de documents : Peut inclure des plans d’acquisition, des examens et des analyses technologiques, des vérifications comptables, des renseignements sur les permis, des priorités, des évaluations des risques, des exigences et des recommandations, des spécifications de système, des codes, des procédures, des manuels d’utilisation, des registres, des améliorations, des plans et des résultats d’essai et de la documentation sur la mise hors service.
Numéro du document : BDC TEC 05

Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les documents qui renferment les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l’utilisation de l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque du Canada. Des journaux contenant des renseignements sur l’utilisation de l’infrastructure par des personnes données sont constitués et examinés par des représentants compétents de l’institution lorsque l’utilisation faite de l’infrastructure enfreint la Politique sur l’utilisation des technologies de l’information et des communications à la Banque. Les renseignements pouvant figurer dans les documents comprennent, par exemple, les registres propres à l’infrastructure qui peuvent servir à établir la correspondance entre le poste de travail d’un employé et une adresse IP, des listes de sites visités et de l’information sur toute transaction exécutée, y compris la date, l’heure, la durée et la nature de la visite ou de la transaction.
Catégorie de personnes : Toute personne qui utilise l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque ou y accède, et toute personne qui envoie de l’information électronique à la Banque ou à des personnes données au sein de la Banque.
But : Les renseignements contenus dans les documents sont réunis à l’appui d’enquêtes menées relativement à des infractions présumées ou prétendues à la politique ou à des gestes délibérés visant à porter atteinte à l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque, lesquels peuvent être commis par des personnes accédant à l’infrastructure technologique de la Banque de l’intérieur ou de l’extérieur.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis peuvent servir à étayer toute mesure disciplinaire prise à la suite d’une infraction avérée aux politiques de l’institution. Si une enquête interne établit que des gestes de nature criminelle ont pu être posés, les renseignements peuvent être fournis aux autorités compétentes. Les renseignements peuvent servir à établir des rapports à l’intention de la direction. On peut aussi utiliser cette information aux fins de recherche, de planification, d’audit et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de deux ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC TEC 05
Enregistrement (SCT) : 20110643
Numéro de fichier : BDC PPU 098

Services de soutien technologique
Description : Documents liés à la prestation de services opérationnels, de conseil, d’orientation, de consultation et de services opérationnels en matière de technologies en réponse aux incidents et aux demandes des clients et à l’appui de la gestion et de la prestation de programmes et de projets technologiques.
Types de documents : Il peut s’agir de dossiers dans les systèmes de demandes, des formulaires de demande remplis, de correspondance, des paramètres de mesure, des mesures de la satisfaction de la clientèle, de foires aux questions, de procédures, de processus et de lignes directrices, ainsi que de documentation de projet, y compris les essais, l’installation et la configuration de solutions technologiques.
Numéro du dossier : BDC TEC 10

Catégories de renseignements personnels

Correspondance et enquêtes générales
Cette catégorie de renseignements inclut la correspondance d’organismes externes ainsi que de particuliers, sous la forme de demandes de renseignements, de plaintes, de commentaires et de suggestions concernant un vaste éventail de questions stratégiques liées aux activités de la Banque.

Les renseignements personnels de cette catégorie comprennent normalement le nom et l’adresse du requérant. Toutefois, les renseignements personnels de ce type sont dispersés dans les dossiers thématiques et ne sont récupérables que si des renseignements précis comme le nom, le sujet et la date de communication sont fournis.

La durée de conservation de cette catégorie de renseignements est déterminée par les plans d’élimination de documents s’appliquant à chaque type de dossier.

Sondages et enquêtes

Cette catégorie traite des renseignements personnels recueillis par la Banque dans le cadre de sondages et d’enquêtes sur ses programmes et ses activités, menés tant auprès de son personnel qu’auprès de répondants externes. Selon les besoins, les renseignements personnels recueillis peuvent notamment inclure des éléments d’information tels que le nom, les coordonnées, les opinions des répondants sur diverses questions, ainsi que les données démographiques. La Banque utilise ces informations pour orienter ses réflexions en matière de recherches, d’opérations et de politiques. Les renseignements personnels obtenus dans le cadre de sondages et d’enquêtes ne sont pas utilisés à des fins administratives pouvant avoir une incidence sur le répondant et ne sont pas marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom du répondant ou à un autre identifiant personnel.

Renseignements supplémentaires

Formalités d’accès à l’information

Pour faire une demande officielle, veuillez poster votre lettre, le formulaire de demande d’accès à l'information (Loi sur l’accès à l’information), ou le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels), de même que tout document nécessaire (comme une autorisation ou les frais initiaux de 5,00 $ pour une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) à l’adresse suivante :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Banque du Canada
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

Veuillez prendre note que chaque demande présentée à la Banque du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou d’un mandat poste de 5,00 $ émis à l’ordre de la Banque du Canada.

Loi sur l’accès à l’information – Demandes traitées

La Banque du Canada donne également accès gratuitement à des documents déjà rendus publics en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Veuillez consulter notre liste des résumés des demandes traitées.

Les particuliers n’ont généralement pas à invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir des renseignements sur les obligations qu’ils détiennent ou sur les soldes bancaires non réclamés. En effet, les personnes qui désirent obtenir des renseignements concernant leurs Obligations d’épargne du Canada ou d’autres obligations du gouvernement canadien peuvent s’adresser directement avec le Bureau des biens non réclamés à la banque du Canada :

Pour renseignements

Sans frais en Amérique du Nord : 1 833 876‑2267
Extérieur de l’Amérique : 1 613 782‑7911
Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l’Est)
Réclamants, propriétaires d’obligations et grand public : Formulaire de demande d’informations en ligne

Banque du Canada
Bureau des biens non réclamés
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

Pour des demandes d’information plus générales sur les programmes et activités de la Banque du Canada, veuillez communiquer avec :

Banque du Canada
Service d’information publique
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

Nous joindre en ligne : Formulaire en ligne
Téléphone : 1 800 303‑1282(numéro gratuit en Amérique du Nord)
Téléphone : 613 782‑8111 (pour les autres régions du monde)
Télécopieur : 613 782-7713

Pour avoir accès aux communiqués de presse, à un grand nombre de nos grandes publications ainsi qu’à des données financières à jour :
Internet : www.banqueducanada.ca

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